Medarbetarsamtal – hur du får engagerade medarbetare

Söker du efter ett sätt att inspirera dina medarbetare till att göra sitt allra bästa på jobbet, växa i sina roller och trivas? Då kan svaret ligga i välplanerade och engagerande medarbetarsamtal. Denna artikel går igenom hur du kan använda dessa samtal som en nyckel till ökad motivation och framgång för både dig, dina anställda och ditt företag.

Vad innebär ett medarbetarsamtal?

Medarbetarsamtal, utvecklingssamtal eller feedbacksamtal. Oavsett vad man kallar de återkommande avstämningarna mellan chef och medarbetare är syftet med dessa samtal att engagera medarbetaren i företagets mål, utveckla medarbetaren och lägga en plan för hur medarbetaren kan bidra till företagets framgång. Det finns olika former av medarbetarsamtal, dels de kontinuerliga avstämningarna som görs mellan chef och medarbetare över året och dels det mer formella årliga medarbetarsamtalet där man djupdyker i mål och utvecklingsplan. Genom att kombinera kontinuerlig avstämning med mer formella samtal säkerställer du som chef att det byggs en stark mål-och feedbackkultur vilket ger hållbara resultat för företaget. Själva målet med medarbetarsamtalet är att ge feedback på prestationen, utvärdera och uppdatera målen och lägga en utvecklingsplan för hur man kan hjälpa medarbetaren att nå målen. 

Vad bör man ta upp i ett medarbetarsamtal?

Nuläge

Att börja medarbetarsamtalet med en stämma av nuläget ger både dig och medarbetaren en möjlighet till att reflektera över de aktuella omständigheterna som påverkar din medarbetares prestation. Det är speciellt fyra områden som kan vara bra att stämma av då de har en stor inverkan på medarbetarens prestation. 

Förutsättningar

Genom att ge medarbetare de förutsättningar de behöver för att lyckas skapar man högre engagemang och en högpresterande miljö på arbetsplatsen. Alla individer är olika så det är viktigt att förstå vad som driver just din medarbetare till att prestera sitt bästa. Förutsättningar kan handla om verktyg och resurser, tydlighet kring ansvar, roll och kommunikation. Exempel på frågor du kan ställa till din medarbetare:

• Tycker du att det är tydligt vad som förväntas av dig i ditt jobb?
• Vad har du för förväntningar på mig som chef?
• Känner du att ditt arbete är meningsfullt? 
• Känner du att du bidrar till att nå företagets mål?

Försök att genom öppna frågor nå fram till medarbetarna och få dem att beskriva sina behov och vad du som chef kan stötta dem med.

Arbetsmiljö

Det är ditt ansvar som chef att se till att medarbetaren har en bra arbetsmiljö. Det är även medarbetarens ansvar att bidra till en bra arbetsmiljö och att samverka för att den ska bli bra. Exempel på frågor du kan ställa till din medarbetare:

• Känner du dig uppskattad på jobbet? 
• Anser du att arbetsmiljön är fri från trakasserier och mobbning?
• Tycker du att arbetstiden räcker till för att utföra ditt arbete?
• Vad gör dig stressad och orolig på jobbet och varför?

Genom att stämma av medarbetarens syn på arbetsmiljön och hur den påverkar välmåendet och prestationen hos medarbetaren skapar du en möjlighet att agera proaktivt.

Ledarskap

Forskning visar att den närmaste chefen har i särklass störst påverkan på medarbetarnas engagemang. Och högt engagemang har en direkt koppling till resultatet. Därför är det viktigt för dig som chef att förstå hur din medarbetare ser på ledarskap i företaget, både på ditt eget ledarskap men också på hur företaget leds och om medarbetaren har förtroende för ledningen. Exempel på frågor du kan ställa till din medarbetare:

Närmaste chef:

• Vilken feedback har du till mig som din närmaste chef?
• Känner du dig delaktig i beslut som rör ditt jobb och arbetsgruppen?

Företagsledning:

• Tycker du att mål och strategier kommuniceras tydligt av företagsledningen?
• Litar du på att företagsledningen gör vad som är bäst för företaget?

Det är inte ovanligt att medarbetarna och högsta ledningen har olika syn på ledningens sätt att driva företaget. Genom en förståelse för hur medarbetarna uppfattar ledarskapet får man en möjlighet att förbättra både kommunikation och ledarskap i organisationen

Samarbete 

Bra samarbete är en nyckel till nya idéer, framgångsrika projekt och att nå högt uppsatta mål. Effektiva team åstadkommer mer än vad teammedlemmarna skulle göra individuellt. Därför är det viktigt för dig som chef att säkerställa att samarbetet fungerar i arbetsgruppen och att dina medarbetare har en fungerande relation till varandra. Exempel på frågor du kan ställa till din medarbetare:

• Hur tycker du att samarbetet med dina kollegor fungerar?
• Tar alla ansvar för sin del av arbetet i gruppen?
• Upplever du att det finns tillit i gruppen?

Om du som chef får information om att samarbetet inte fungerar fullt ut är det viktigt att förstå orsaken till detta och ta tag i det direkt. Samarbetsproblem kan snabbt eskalera och skapa konflikter som i längden kan leda till psykisk ohälsa och försämrat resultat.

Målsättning 

Att tillsammans skapa och definiera mål är en central del av medarbetarsamtalet. Att diskutera målsättning och måluppfyllelse syftar till att säkerställa att både medarbetaren och ledaren har en gemensam förståelse för vilka arbetsuppgifter som är prioriterade och som leder företaget mot framgång. Du som ledare bör involvera dina medarbetare i att sätta sina egna mål. När medarbetarna känner sig delaktiga i företagets mål och känner att de kan påverka sin situation skapas bättre förutsättningar för en hög prestation. Sätt gärna mål som är förankrade i företagets gemensamma mål och vision så blir det tydligare för medarbetaren hur hens prestation påverkar företagets resultat.

Genom att gå igenom måluppfyllnaden kontinuerligt över året skapas en förankring i målen och ger både medarbetare och ledare en möjlighet att identifiera framgångar samt eventuella hinder.

Prestation och utvärdering 

Prestationen är själva kärnan i medarbetarsamtalet, helt enkelt hur medarbetaren har presterat under utvärderingsperioden. Att utvärdera prestation ger utrymme för en öppen och ärlig dialog om medarbetarens prestation och arbetsinsats, vilket i sin tur gör det möjligt att identifiera förbättringsområden. Genom att ge dina medarbetare feedback på deras prestation hjälper du dem att förstå hur deras insatser och beteenden uppfattas av andra i relation till deras egen uppfattning. Det ger dem självinsikt och rätt förutsättningar för att bli framgångsrika i sina roller. I samtalet bör du ge en sammanfattande bild av medarbetarens prestation. Försök att vara så konkret som möjligt och ge förklarande exempel.

Kompetensutveckling 

Sist men inte minst är det vanligt att diskutera kompetensutveckling. När du och din medarbetare gått igenom förutsättningar, måluppfyllelse, nya mål och medarbetarens prestation är det bra att avsluta med att diskutera kompetensutveckling. Kompetensutveckling innefattar både individuella och organisatoriska behov. Genom att identifiera vilka färdigheter som behöver förstärkas och vilka utvecklingsmöjligheter som finns, kan medarbetare och ledare arbeta tillsammans för att skapa en plan för framtida kompetensutveckling.

Utveckling behöver inte betyda dyra kurser som bekostas av företaget. Forskning visar att människan lär sig bäst av att göra än att höra. En vanlig modell för lärande är 70-20-10 modellen där kompetensutveckling delas in i tre delar: 

• 70% av all utveckling sker i det dagliga arbetet
• 20% genom nätverk, utbyte och samverkan
• 10% genom formell utbildning

Enligt denna modell består endast 10% av lärandet av externa kurser och utbildningar. Utifrån denna modell kan man tillsammans med sin medarbetare effektivt sätta upp en plan för utveckling.

7 tips för dina medarbetarsamtal

Flera gånger per år
Att hålla ett ordentligt medarbetarsamtal en gång per år är bra, men det behövs också en löpande dialog med återkommande möten där både medarbetare och ledare får feedback. Om något inte fungerar ska det inte komma som en överraskning för vare sig ledare eller medarbetare. Löpande samtal gör att man tidigt kan plocka upp potentiella problem och göra något åt dem.

Skapa tillit
Tillit är något av det viktigaste för att skapa engagemang i en organisation. Tillit skapas inte bara i medarbetarsamtalet – det är något som byggs upp över tid – men om ni har tillit till varandra så blir samtalet så mycket bättre. Att aktivt lyssna på din medarbetare och att följa upp på samtalen är ett bra sätt att skapa förtroende och få dina medarbetare att känna sig sedda.  

Fokus på positiv feedback
Forskningsstudier visar hur positiv feedback genererar mycket bättre resultat än konstruktiv feedback. Det innebär inte att du inte ska ta upp det som kan uppfattas som tufft för en medarbetare att höra, men låt merparten av din feedback vara positiv.

Involvera medarbetaren i att sätta sina mål
Låt medarbetarna vara involverade i att sätta sina egna, individuella mål. Hjälp medarbetaren att knyta sina individuella mål till företagets mål, det skapar nämligen en känsla av tillhörighet och att medarbetaren känner sig delaktig i företagets framgång. Och det kanske viktigaste av allt, glöm inte att utvärdera målen kontinuerligt. I en snabbrörlig miljö kanske målen behöver justeras flera gånger om under året då förutsättningarna förändras.

Tydlighet
Var tydlig med vad som gäller, så att det inte uppstår missförstånd. Medarbetaren ska förstå hur den blir utvärderad och vilka målen är, annars kan inte utveckling och förbättring ske. Se till att ni båda har samma bild av vilka förväntningarna är.

Förbered och involvera medarbetare
För att göra medarbetarsamtalen meningsfulla och produktiva är det viktigt att se till att både du och dina medarbetare är väl förberedda.  Att använda mallar eller digitala verktyg för att strukturera medarbetarsamtal kan vara till stor fördel för att säkerställa en mer jämlik och effektiv process. Dessa mallar kan inte bara hjälpa till att tydliggöra förväntningarna för både chef och medarbetare under samtalet, utan också erbjuda vägledning genom att inkludera relevanta frågor och ämnen att diskutera. Genom att ge din medarbetare förutsättningar att förbereda sig noggrant inför samtalet signalerar du som ledare öppenhet och lyhördhet, vilket kan underlätta för en meningsfull dialog och hjälpa din medarbetaren att utvecklas.

Utveckla ditt ledarskap
Medarbetarsamtal är inte bara till för att utvärdera medarbetare, utan också för din egen utveckling som ledare. I samtalen med din medarbetare får du som ledare utrymme att reflektera över både framgångar och förbättringsområden inom ditt ledarskap. Och genom att vara öppen för feedback, kan du skapa en miljö där lärande och utveckling främjas. Dessa samtal är avgörande för att förbättra ditt ledarskap och skapa en positiv arbetskultur. 

Digitalt verktyg för medarbetarsamtal

Vi erbjuder ett digitalt verktyg som hjälper dig att strukturera upp och arkivera dina medarbetarsamtal. Verktyget är enkelt att använda och guidar dig som ledare genom hela samtalsprocessen. Det digitala medarbetarsamtalet kan anpassas till varje verksamhets unika målsättningar och behov.  Vårt medarbetarsamtal kretsar kring följande områden: avstämning av nuläge, måluppfyllelse, medarbetarens prestationer och utvecklingsområden samt behovet av framtida kompetensutveckling.