Provanställning: Guide till regler och bästa praxis

Innehållsförteckning

• Fördelar med provanställning
• Regler för provanställning
• Utvärdering under provanställningstiden
• Avslut av provanställning
• Provanställning i särskilda situationer
• Viktiga fakta att komma ihåg
• Vanliga frågor om provanställning

Fördelar med provanställning

Att anställa rätt medarbetare är avgörande för din verksamhets framgång. En person som verkar perfekt under intervjuprocessen kan visa sig vara mindre lämplig i praktiken. Denna osäkerhet kan ibland göra att du avvaktar med rekrytering, vilket kan leda till att spännande utvecklingsmöjligheter för din organisation går förlorade.

Provanställning är ett värdefullt verktyg som ger flera fördelar:

• Minskad risk vid rekrytering genom att kunna avsluta anställningen enklare än vid tillsvidareanställning
• Ökad trygghet för både arbetsgivare och arbetstagare att samarbetet fungerar
• Tydlig utvärderingsperiod för att bedöma om personen passar för rollen och i organisationen
• Möjlighet till anpassning av arbetsuppgifter utifrån medarbetarens styrkor

En genomtänkt rekryteringsprocess som inkluderar provanställning ökar chanserna att hitta rätt person på lång sikt.

Regler för provanställning

Grundläggande bestämmelser

Provanställning är en särskild anställningsform som regleras i Lagen om Anställningsskydd (LAS). Här är de centrala reglerna du behöver känna till:

• En provanställning får vara maximalt 6 månader
• Provanställningen ska tydligt anges i anställningsavtalet tillsammans med periodens längd
• Provanställningar kan avslutas i förtid utan krav på saklig grund
• En provanställning övergår automatiskt till tillsvidareanställning om den inte avslutas
• Vid kollektivavtal kan särskilda regler gälla som skiljer sig från LAS

Det är viktigt att notera att LAS sätter ramarna, men kollektivavtalets specifika bestämmelser kan vara annorlunda. Se därför alltid till att kontrollera vad som gäller enligt just ert kollektivavtal, särskilt gällande uppsägningstider.

Formella krav vid provanställning

För att en provanställning ska vara giltig måste vissa formella krav uppfyllas:

• Anställningsformen ”provanställning” måste tydligt anges i anställningsavtalet
• Provanställningsperioden ska vara tidsbestämd (datum för start och avslut)
• Anställningsavtalet bör ange vad som händer efter provanställningens slut (vanligtvis övergång till tillsvidareanställning)

Att ha en välstrukturerad personalhandbok där företagets rutiner kring provanställningar tydligt beskrivs kan underlätta hanteringen av denna anställningsform.

Utvärdering under provanställningstiden

Många arbetsgivare är så fokuserade på att fylla en ledig tjänst att de glömmer det viktigaste med provanställningen – att faktiskt utvärdera medarbetaren under denna period. Utan strukturerad uppföljning är det lätt att tiden går och beslut om fast anställning tas utan tillräcklig grund.

Strukturera utvärderingen

För att få ut maximalt av provanställningstiden:

1. Sätt tydliga mål och förväntningar i början av provanställningen
2. Genomför regelbundna avstämningar (rekommenderat minst månadsvis)
3. Ge konstruktiv feedback kontinuerligt, inte bara vid slutet
4. Dokumentera framsteg och utmaningar
5. Planera in ett formellt utvärderingssamtal innan provanställningen ska avslutas

Att integrera dessa utvärderingar med regelbundna medarbetarsamtal ger en bra struktur för uppföljning och feedback.

Utvärdera rätt områden

En effektiv utvärdering bör fokusera på flera aspekter:

• Kompetens och prestationer i arbetsuppgifterna
• Samarbetsförmåga med kollegor och chefer
• Anpassning till företagskulturen
• Utveckling över tid och mottaglighet för feedback
• Initiativförmåga och proaktivitet

Genom att säkerställa att den anställda passar in i din företagskultur får du en mer helhetlig bedömning av personens potential inom organisationen.

Avslut av provanställning

När provanställningen avslutas i förtid

Om du bestämmer dig för att avsluta en provanställning behöver du följa vissa regler:

• Underrätta medarbetaren skriftligt om beslutet att avsluta provanställningen
• Beskedet måste lämnas minst två veckor innan anställningen ska upphöra, men senast på provanställningens sista dag
• Efter underrättelsen ska du betala lön i ytterligare två veckor
• Om medarbetaren är fackligt ansluten ska även facket informeras
• Medarbetaren har rätt till överläggning med facket

Det är viktigt att notera att du inte behöver uppge skälen till avslutet, men avslutningsorsaken får inte vara diskriminerande.

När den anställda avslutar provanställningen

En medarbetare har rätt att avsluta sin provanställning utan uppsägningstid, om inget annat har avtalats. Detta ger även den anställda viss flexibilitet under provanställningsperioden.

Kollektivavtalets påverkan

Om ni har kollektivavtal är det vanligt att uppsägningstiden för provanställningar är längre, exempelvis en månad istället för två veckor som anges i LAS. Se därför till att ha koll på vad som gäller i just ert kollektivavtal för att undvika misstag.

Ett strukturerat årshjul för HR-arbetet kan hjälpa dig att hålla koll på viktiga datum för alla anställningsformer, inklusive provanställningar.

Provanställning i särskilda situationer

Arbetsbrist under provanställning

Om du har en arbetsbristsituation under pågående provanställning gäller särskilda regler:

• Om du vill erbjuda en provanställd tillsvidareanställning trots arbetsbrist måste den provanställda inkluderas i turordningslistan
• Det finns dock möjlighet att använda undantagsregler för provanställda i dessa fall
• Vanligtvis väljer arbetsgivare att avsluta provanställningar innan man säger upp tillsvidareanställda
• I sådana fall behöver provanställda inte ingå i turordningslistan

Visstidsanställning efter provanställning

Om du under provanställningen inser att du inte kan erbjuda en tillsvidareanställning men vill behålla medarbetaren temporärt:

• Du kan avsluta provanställningen enligt reglerna
• Erbjuda en ny anställning i form av en särskild visstidsanställning
• Ett nytt anställningsavtal måste upprättas
• En särskild visstidsanställning går automatiskt över i en tillsvidareanställning efter 12 månader
• Tiden som provanställd räknas inte in i den totala tiden för visstidsanställningen

Att genomföra en HR-revision regelbundet kan hjälpa dig säkerställa att alla anställningsformer används korrekt i organisationen.

Viktiga fakta att komma ihåg

Här är en sammanställning av de viktigaste punkterna om provanställning:

1. En provanställning är en möjlighet att testa en medarbetare innan du erbjuder fast anställning och kan avslutas utan motivering.
2. Provanställning är en anställningsform som ofta går över i en tillsvidareanställning. Det är viktigt att skriva in provanställningen och dess längd i anställningsavtalet.
3. Provanställningen får vara maximalt 6 månader. Förlängning accepteras endast i undantagsfall, till exempel vid längre sjukskrivning.
4. Provanställning får avslutas i förtid med minst 2 veckors skriftligt besked, senast på sista dagen av provanställningen. Medarbetarens fackliga organisation måste informeras.
5. Kollektivavtalets regler kring provanställning har företräde framför LAS. Se till att ha koll på vad som gäller för er.

Att följa dessa riktlinjer säkerställer att du som arbetsgivare drar nytta av provanställningens flexibilitet samtidigt som du följer gällande regelverk.

Vanliga frågor om provanställning

Hur lång uppsägningstid gäller vid avslut av provanställning?

Enligt LAS ska besked om avslut lämnas minst två veckor i förväg, men detta kan vara längre enligt kollektivavtal. Uppsägningstiden börjar löpa från det att medarbetaren mottagit det skriftliga beskedet om att provanställningen inte kommer att övergå till en tillsvidareanställning.

Kan en provanställning förlängas?

En provanställning kan i undantagsfall förlängas, men bara om båda parter är överens om detta. Det accepteras främst när utvärderingen inte kunnat genomföras ordentligt, till exempel vid längre sjukskrivning. Den totala tiden för provanställning får dock inte överstiga 6 månader.

Måste man uppge skäl för att avsluta en provanställning?

Nej, enligt lagen behöver du som arbetsgivare inte uppge skäl för att avsluta en provanställning. Detta är en av fördelarna jämfört med uppsägning av tillsvidareanställda, där saklig grund krävs. Dock får avslutandet inte vara diskriminerande eller strida mot god sed på arbetsmarknaden.

Vad händer om man glömmer att avsluta provanställningen i tid?

Om du missar att lämna besked om avslut senast på provanställningens sista dag, övergår anställningen automatiskt till en tillsvidareanställning. Detta visar vikten av att ha koll på slutdatum för alla provanställningar och att i god tid ta beslut om fortsättning eller avslut.

Kan en provanställd få arbetslöshetsersättning?

Ja, en provanställd som får sin anställning avslutad kan ha rätt till arbetslöshetsersättning om övriga villkor för ersättning är uppfyllda. Provanställningen räknas som en anställning och tiden kan därför räknas in i arbetsvillkoret för a-kassa.

Hur hanterar man tjänstledighet under provanställning?

Arbetsgivaren är inte skyldig att bevilja tjänstledighet under en provanställning, förutom i de fall där det finns lagstadgad rätt till ledighet, som föräldraledighet. Provanställningens utvärderande syfte kan påverkas negativt av längre ledigheter.

Hur påverkar kollektivavtal provanställningar?

Kollektivavtal kan innehålla andra regler för provanställningar än vad som anges i LAS. Det kan gälla längre uppsägningstider, särskilda krav på uppföljning eller andra villkor. Kollektivavtalets regler har företräde framför LAS, så det är viktigt att känna till vad som gäller i just ert avtal.