En personalhandbok kan beskrivas som en guide som på ett systematiskt sätt beskriver företagets arbetssätt och rutiner. Vidare innehåller den ofta en beskrivning av företagets vision, mål och värderingar, redogörelse av medarbetarnas rättigheter och skyldigheter som anställda samt flertalet olika policys såsom en arbetsmiljöpolicy, en alkohol- och drogpolicy samt policies om semester och ledighet. Att skapa en personalhandbok tar tid och kräver stor eftertanke för att den ska bli så bra som möjligt för dig och dina anställda.
Varför bör en personalhandbok finnas och när används den?
En personalhandbok är ett utmärkt verktyg för att hjälpa nyanställda att lära känna företaget, dess processer samt kultur och på detta sätt komma snabbaren in i sitt nya jobb. En personalhandbok hjälper även övriga medarbetare att ha koll på rutiner, rättigheter och skyldigheter så att inget kan gå fel. Om all viktig information finns samlad på samma ställe, till exempel i en personalhandbok, minskar risken för missförstånd och att felaktig information sprids på arbetsplatsen. Det är dessutom praktiskt för chefer att kunna hänvisa till personalhandboken när en medarbetare ställer frågor och det sparar tid för alla.
Hur påbörjar du en personalhandbok och vad ska finnas med?
När du ska påbörja en personalhandboken, bestäm först vem som ska ha huvudansvaret för innehållet och uppdatering av innehållet. Det vanligaste är att företagets HR-funktion eller den funktion inom företaget som arbetar med personalfrågor, har det huvudsakliga ansvaret. Lista därefter de delar som enligt lagar och riktlinjer behöver vara med samt de delar som är viktiga för just er att ha med. Allt behöver inte vara perfekt från början. Skapa en första version som ni sedan bygger på eftersom.
En personalhandbok är ofta omfattande och innehåller en rad olika delar. Vi har därför listat de viktigaste delarna att ha med i personalhandboken så att du inte missar något:
- Företagets vision, mål och värderingar
- Information om anställningen som inte ingår i anställningsavtalet
- Arbetstider, tidrapportering, sjukanmälan, flextid etc
- Semester och ledighet
- Förmåner och försäkringar
- Information kring företagshälsovård och friskvårdsbidrag
- Föräldraledighet
- Regler kring distansarbete
- Utvecklingsmöjligheter
- Vad som gäller kring uppsägning
- Policys som t.ex arbetsmiljöpolicy och alkohol- och drogpolicy
- Hur hanteras rehabilitering
- Resor och reseräkningar
- Inköp, attestregler och utlägg
- Sekretess
- Arbetsredskap
Personalhandboken behöver kontinuerligt ses över så se till att hålla den levande. Sker uppdateringar i företagets rutiner eller riktlinjer så måste personalhandboken uppdateras snarast. Det kan vara bra att formulera en plan för hur många gånger per år som personalhandboken ska ses över och eventuellt uppdateras.
Vill du veta mer om hur du skapar den bästa personalhandboken?
Wndy hjälper er att skapa en personalhandbok för ditt företags specifika behov. Vi ser till att alla lagstadgade dokument finns med samt övrig information efter era önskemål. Boka ett möte redan idag för att få hjälp med att skapa ditt företags personalhandbok!
Detta är Wndy, HR-expertis när du behöver det
Behöver du rådgivning kring kartläggning av ditt HR-arbete, eller rådgivning kring mer specifika delar som att anställa personal, LAS eller andra personalfrågor? Vi på Wndy samlar allt det du som arbetsgivare funderar kring på vår hemsida.
Läs mer om våra tjänster och skapa ett gratiskonto för att komma i kontakt med oss. Har du behov av professionell hjälp och personlig service så har vi HR-experter som kan hjälpa dig.
