Vad är en personalhandbok?

En personalhandbok kan beskrivas som en guide som systematiskt beskriver företagets arbetssätt och rutiner. Den innehåller ofta en beskrivning av företagets vision, mål och värderingar, samt en redogörelse av medarbetarnas rättigheter och skyldigheter som anställda. Dessutom inkluderar den olika policys, såsom arbetsmiljöpolicy, alkohol- och drogpolicy samt policies om semester och ledighet. Att skapa en personalhandbok tar tid och kräver noggrann eftertanke för att den ska bli så bra som möjligt för både dig och dina anställda.

Varför bör en personalhandbok finnas och när används den?

En personalhandbok är ett utmärkt verktyg för att hjälpa nyanställda att lära känna företaget, dess processer och kultur, och därmed snabbare komma in i sitt nya jobb. Den hjälper även övriga medarbetare att hålla koll på rutiner, rättigheter och skyldigheter så att inget går fel. Om all viktig information finns samlad på ett ställe, till exempel i en personalhandbok, minskar risken för missförstånd och spridning av felaktig information på arbetsplatsen. Det är dessutom praktiskt för chefer att kunna hänvisa till personalhandboken när en medarbetare ställer frågor, vilket sparar tid för alla.

Hur påbörjar du en personalhandbok och vad ska finnas med?

När du ska påbörja en personalhandbok, bestäm först vem som ska ha huvudansvaret för innehållet och uppdateringen av den. Vanligtvis har företagets HR-avdelning eller den funktion inom företaget som arbetar med personalfrågor det huvudsakliga ansvaret. Lista därefter de delar som enligt lagar och riktlinjer behöver vara med samt de delar som är viktiga för just ert företag att ha med. Allt behöver inte vara perfekt från början. Skapa en första version som ni sedan bygger på efterhand.

En personalhandbok är ofta omfattande och innehåller många olika delar. Här är en lista över de viktigaste delarna att ha med i personalhandboken för att du inte ska missa något:

• Företagets vision, mål och värderingar
• Information om anställningen som inte ingår i anställningsavtalet
• Arbetstider, tidrapportering, sjukanmälan, flextid etc.
• Semester och ledighet
• Förmåner och försäkringar
• Information kring företagshälsovård och friskvårdsbidrag
• Föräldraledighet
• Regler kring distansarbete
• Utvecklingsmöjligheter
• Vad som gäller kring uppsägning
• Policys, till exempel arbetsmiljöpolicy och alkohol- och drogpolicy
• Hur rehabilitering hanteras
• Resor och reseräkningar
• Inköp, regler för attest och utlägg
• Sekretess
• Arbetsredskap

Personalhandboken behöver kontinuerligt ses över, så se till att hålla den levande. Sker uppdateringar i företagets rutiner eller riktlinjer måste personalhandboken uppdateras snarast. Det kan vara bra att formulera en plan för hur många gånger per år personalhandboken ska ses över och eventuellt uppdateras.

Så fungerar Wndys personalhandbok

Personalhandboken är lättillgänglig och enkel att ladda ner för Premium-användare när de är inloggade. Den kan skräddarsys efter företagets specifika behov samt anpassas i både färg och form. Personalhandboken, som är anpassad för den svenska marknaden, finns tillgänglig på både svenska och engelska.

Vill du veta mer om hur du skapar den bästa personalhandboken?

Wndy hjälper er att skapa en personalhandbok för ditt företags specifika behov. Vi ser till att alla lagstadgade dokument finns med samt övrig information efter era önskemål. Skriv i vår chatt så berättar vi mer. 

Detta är Wndy, HR-expertis när du behöver det

Behöver du rådgivning kring kartläggning av ditt HR-arbete, eller rådgivning kring mer specifika delar som att anställa personal, LAS eller andra personalfrågor? Vi på Wndy samlar allt det du som arbetsgivare funderar kring på vår hemsida.

Läs mer om våra tjänster och skapa ett gratiskonto för att komma i kontakt med oss. Har du behov av professionell hjälp och personlig service så har vi HR-experter som kan hjälpa dig.