AI-policy för arbetsgivare: Säker AI-användning

Utvecklingen av AI på arbetsplatsen innebär fördelar för både arbetsgivare och medarbetare, men med all utveckling kommer risker. För att medarbetarnas användning av AI inte ska påverka företaget negativt är det viktigt att ha en AI-policy för arbetsgivare som förebygger risker och säkerställer säker användning.

Vill du som arbetsgivare ha rådgivning kring vad som gäller vid användning av AI idag? Våra policys finns på både svenska och engelska.

Innehållsförteckning

Risker med AI på arbetsplatsen
Implementera en AI policy för att minimera riskerna
Kartlägg AI-användning i företaget
Beskriv fördelar och godkända användningsområden
Hantera dataskydd och sekretess
Skapa förståelse och utbilda medarbetarna
Extra tips för säker AI-användning
Vanliga frågor om AI på arbetsplatsen

Risker med AI på arbetsplatsen

AI kan vara ett kraftfullt verktyg som leder till ökad effektivitet och innovation. Det kan också underlätta arbetet för medarbetarna och avlasta dem från vissa arbetsuppgifter. Men det är samtidigt viktigt att se till att företagets användning av AI är etiskt, lagligt och inte riskerar de medarbetarnas välmående.

Huvudsakliga AI-risker för företag

Nedan följer några exempel på AI-risker för företag som användandet av AI kan medföra:

Risken att medarbetarna delar känslig företagsinformation med AI-system
Risken att medarbetarna delar personuppgifter i strid med AI och GDPR-regler
Risken att medarbetarna får felaktig information från AI-verktyg
Risken att medarbetarna använder upphovsrättsskyddat material utan att känna till AI och upphovsrätt-problematik
Risken att medarbetarna tar felaktiga beslut baserat på AI
Risken för diskriminering och omedvetna fördomar i AI-system
Risken att medarbetarna förlorar sina jobb på grund av automatiseringen av arbetsuppgifter

Dessa risker gör det nödvändigt med tydliga AI-riktlinjer för HR och en genomtänkt policy för AI-användning.

Implementera en AI policy för att minimera riskerna

Genom att ha en AI-policy för arbetsgivare kan ditt företag säkerställa att medarbetarna använder AI på ett säkert sätt. En policy för AI-användning minskar riskerna med AI och ger medarbetarna vägledning i flera viktiga områden:

Vilka AI-verktyg som är tillåtna att använda
Vilken information man får mata in i generativ AI för företag
Vägledning i upphovsrättsliga frågor
Hur AI ska användas utifrån företagets värderingar

En genomtänkt AI-policy för arbetsgivare fungerar som en praktisk mall för arbetsgivare och företag. Den kan anpassas efter verksamhetens behov och branschens förutsättningar, och hjälper organisationer att använda AI på ett strukturerat, etiskt och lagenligt sätt.

Kartlägg AI-användning i företaget

När man upprättar en AI-policy för arbetsgivare är det viktigt att tänka igenom hur medarbetarna använder AI i sitt arbete, både idag men också hur de kommer använda det i framtiden.

Viktiga frågor att ställa

Utifrån aktuella behov och arbetsområden kan man fortsätta med att identifiera vilka AI-risker användandet kan medföra:

Används AI-verktyg internt eller är det främst generativ AI som används? Eller båda?
Är det tydligt vilka AI-verktyg som medarbetarna får använda?
Hur använder de dessa verktyg i praktiken?
Vilken typ av information matas in i generativ AI som till exempel ChatGPT?

Genom denna kartläggning kan ni skapa en mer träffsäker policy för AI-användning som tar hänsyn till er verksamhets specifika behov och utmaningar.

Beskriv fördelar och godkända användningsområden

Börja med att beskriva fördelarna med AI på arbetsplatsen och uppmuntra till användandet av AI. Fördelarna är många fler än riskerna och det gäller att inte skrämma medarbetarna till att inte använda AI.

Tydliga riktlinjer för AI-användning

Därefter kan det vara bra att lista godkända användningsområden och ge tydliga exempel på dessa områden då AI är nytt för de flesta. Tydliggör om det gäller:

Interna AI-verktyg med begränsad åtkomst
Generativ AI såsom ChatGPT-användning för företag
Hybrid-lösningar som kombinerar båda

En tydlig AI-mall för företag bör innehålla konkreta exempel på godkända användningsområden för att undvika missförstånd och säkerställa korrekt användning.

Hantera potentiella risker och beslutsfattande

Det är viktigt att på ett tydligt sätt beskriva vilka potentiella AI-risker för företag som kan uppstå utifrån användandet av AI så att medarbetarna verkligen förstår dem och på så sätt kan minimera dem.

Specifika riskområden

Risker bör vara specifika för företagets användande av AI och beskrivas med exempel. Om en risk är att medarbetarna tar felaktiga beslut baserat på information från AI så kan det vara bra att förtydliga vad medarbetarna ska tänka på:

Faktakontroll av AI-genererad information
Källgranskning av AI-resultat
Second opinion från kollegor eller experter
Medvetenhet om AI:s begränsningar

Detta hjälper att förebygga situationer där AI och felaktiga beslut kan få negativa konsekvenser för verksamheten.

Dataskydd och sekretess enligt GDPR

Det är också viktigt att få med dataskydd och sekretess i en AI-policy för arbetsgivare. Tänk igenom vilken typ av information som är okej att medarbetarna delar och vad medarbetarna bör tänka på för att följa AI och GDPR-regler.

Viktiga säkerhetsaspekter

Många som använder generativ AI, som till exempel ChatGPT, för att översätta texter kanske inte tänker på att texten de matar in delas med AI:n. Genom att dela företagsspecifik information kan känslig information läcka ut.

Viktiga principer för AI-sekretesspolicy:

Denna typ av easy-access plattform erbjuder inte samma säkerhet som en skräddarsydd AI med begränsad åtkomst
AI och GDPR kräver särskild försiktighet med personuppgifter
AI-sekretesspolicy bör tydligt definiera vad som får och inte får delas

Ansvar och säkerhet i AI-policy

Till sist så kan det vara bra att tydliggöra ansvar och säkerhet i policyn och hur man som anställd bör agera om man vet med sig att man använt AI på ett felaktigt sätt.

Tydliga ansvarsområden

En AI-policy bör innehålla:

Vem som ansvarar för implementeringen av AI-policyn
Rutiner för rapportering av säkerhetsincidenter
Konsekvenser när en medarbetare bryter mot policyn
Stödresurser för de medarbetare som behöver hjälp

Detta säkerställer att AI på arbetsplatsen används på ett ansvarsfullt sätt som gynnar både företaget och medarbetarna.

Skapa förståelse och utbilda medarbetarna

Det är såklart inte bara att implementera en AI-policy för arbetsgivare. Som arbetsgivare är det viktigt att tydligt kommunicera policyn så att den blir förankrad hos medarbetarna.

Omfattande AI-utbildning för medarbetarna

AI-utbildning för arbetsgivare bör inkludera:

Se till att alla medarbetare förstår vad AI är och dess potential
Hur AI kan användas säkert i verksamheten
Faktakontroll av AI och källkritiskt tänkande
Förståelse för AI och GDPR-krav

AI-utbildning för arbetsgivare och workshops kan vara till stor hjälp för att öka medvetenheten och kompetensen.

Extra tips för säker AI-användning

Plagiatkontroll och upphovsrätt

Plagiatkontroll används för att säkerställa att texter inte är kopior av upphovsrättsskyddat material. Det finns flera digitala verktyg att välja mellan och det är ett enkelt sätt att säkerställa att medarbetarna inte bara använder information rakt av. Detta är särskilt viktigt med tanke på AI och upphovsrätt-problematik.

Faktakontroll och källkritik

Faktakontroll av AI är viktigt för att säkerställa att korrekt information används. Det kan vara bra att se till att medarbetarna får en grundläggande utbildning inom digital källkritik och lär sig hur man:

Letar reda på källor och väljer bland olika källor
Verifierar AI-genererad information
Identifierar potentiella fel i AI-output
Använder flera källor för att bekräfta information

Vanliga frågor om AI på arbetsplatsen

Vad är en AI policy och varför behöver vi den?

En AI-policy för arbetsgivare är ett dokument som definierar hur AI på arbetsplatsen ska användas säkert och ansvarsfullt. Den behövs för att minimera AI-risker för företag och säkerställa att AI och GDPR-krav följs korrekt.

Vilka är de största riskerna med AI på arbetsplatsen?

De största AI-riskerna för företag inkluderar delning av känslig information, AI och felaktiga beslut, AI och upphovsrätt-problem, samt bristande efterlevnad av GDPR-regler. Dessa risker kan förebyggas med en tydlig policy för AI-användning.

Hur påverkar GDPR vår AI-användning?

AI och GDPR kräver särskild försiktighet när personuppgifter hanteras. Generativ AI för företag som ChatGPT-användning kan lagra inmatad data, vilket gör det viktigt att ha tydliga riktlinjer för vad som får delas.

Vilken utbildning behöver våra medarbetare om AI?

AI-utbildning för arbetsgivare bör täcka grundläggande AI-kunskap, säker användning, faktakontroll av AI, och förståelse för företagets AI-policy. Regelbundna workshops och uppdateringar är också viktiga.

Hur hanterar vi upphovsrättsfrågor med AI?

AI och upphovsrätt är komplext eftersom AI kan generera innehåll baserat på upphovsrättsskyddat material. Använd plagiatkontroll, utbilda medarbetarna om riskerna, och överväg juridisk rådgivning för komplexa situationer. Lagkravskollen kan hjälpa till med aktuella juridiska krav.

Vad gör vi om någon använt AI felaktigt?

Er digital policy för arbetsgivare bör innehålla tydliga rutiner för rapportering och hantering av policybrott. Detta kan inkludera allt från utbildning till disciplinära åtgärder, beroende på allvaret i situationen.

Behöver vi olika policyer för olika AI-verktyg?

Nej, du behöver inte ha separata AI-policys – men det är viktigt att göra skillnad mellan olika typer av AI-verktyg. En och samma AI-policy kan fungera för hela organisationen, så länge den tydligt skiljer på olika användningsområden. Till exempel har generativa AI-verktyg som ChatGPT andra risker och användningsområden än interna automatiseringssystem. Policyn bör därför innehålla avsnitt som adresserar de olika typerna av AI och de specifika risker och riktlinjer som gäller för varje verktyg.

Hur ofta ska vi uppdatera vår AI policy?

AI på svenska arbetsmarknaden utvecklas snabbt, så er AI-policy för arbetsgivare bör ses över regelbundet – åtminstone årligen eller när nya AI-verktyg införs.

Sammanfattning

En välutformad AI-policy för arbetsgivare är avgörande för att säkert implementera AI på arbetsplatsen. Genom att förstå riskerna, skapa tydliga AI-riktlinjer, och säkerställa att AI och GDPR-krav följs kan organisationen dra nytta av AI:s fördelar samtidigt som riskerna minimeras.

Faktakontroll av AI, AI-utbildning för arbetsgivare och medarbetare, och kontinuerlig uppdatering av policyn för AI-användning är nyckelkomponenter för framgång. Kom ihåg att AI på svenska arbetsmarknaden utvecklas snabbt, så er digitala policy måste vara flexibel nog att anpassas efter nya utvecklingar.