Lönerevision: Guide och mallar för en effektiv och rättvis process

Innehållsförteckning

1. Vad är en lönerevision och varför är det viktigt?
2. Grunderna i en framgångsrik lönerevision
3. Lönerevision utan kollektivavtal – så gör du
4. Skapa en tydlig lönepolicy
5. Tips för lyckade lönesamtal
6. Undvik diskriminering i löneprocessen
7. Wndys verktyg och mallar för lönerevision
8. Vanliga frågor och utmaningar kring lönerevision

Vad är lönerevision och varför är det viktigt?

Vad är en lönerevision? Det är den årliga processen där företaget ser över och justerar medarbetarnas löner. Det är en av de viktigaste HR-processerna under året om du frågar de anställda. Trots det är det fortfarande många företag som inte lägger tillräcklig tid på att genomföra en ordentlig lönerevision.

”Många av våra kunder kontaktar oss för att få hjälp med att strukturera upp lönerevisionsprocessen i sina verksamheter. Det innebär ofta att vi hjälper till med att ta fram allt ifrån lönestrategi, löneutrymme, löneallokering, lönepolicy, lönesamtal till kommunikation till både medarbetare och chefer”, berättar vår HR-expert Marie Wikander.

Saknar ni en tydlig strategi för hur man genomför en lönerevision och lönesamtal med era anställda? Har det lett till tuffa samtal med missnöjda medarbetare som blir besvikna? Då kan det vara läge att bygga upp en ordentlig lönerevisionsprocess.

Grunderna i en framgångsrik lönerevision

Forskning visar att följande faktorer påverkar motivation och resultat i högst grad vid lönerevision:

• Att medarbetarna känner till lönekriterierna
• Att medarbetarna har förtroende för chefens förmåga att bedöma arbetsinsatserna
• Att medarbetarna upplever löneprocessen som rättvis
• Att medarbetarna har autonomi och tydliga mål i sitt arbete

En genomtänkt process för hur företag ska sätta löner skapar trygghet och förtroende. ”Som arbetsgivare har man mycket att vinna på en smart och tydlig process som alla förstår”, säger Marie Wikander. ”Det är viktigt att medarbetarna känner att deras lön är korrekt. Om de inte känner att lönen är rättvis finns det risk för minskat engagemang och prestation.”

Med tanke på de varierande behoven när det gäller stöd med lönerevision är det viktigt att varje företag får den lösning som passar just deras verksamhet. På Wndy hjälper vi årligen många företag med deras löneprocesser.

”Det innebär att vi skräddarsyr en lösning för varje kund, samtidigt som vi kan erbjuda konkurrenskraftiga priser tack vare våra effektiva och väletablerade processer som vi anpassar efter varje kunds specifika krav”, säger hon.

Enligt Svenskt Näringsliv kan välfungerande löneprocesser öka produktiviteten med upp till 12% genom stärkt motivation och engagemang.

Lönerevision utan kollektivavtal – så gör du

Om företaget är anslutet till kollektivavtal finns ofta ett löneavtal som reglerar när och hur ofta man ska genomföra lönerevision och hur mycket lönen ska revideras. Om organisationen inte är ansluten till kollektivavtal finns däremot inget lagstadgat krav på att en lönerevision för företag utan kollektivavtal ska genomföras varje år – det är dock ingen god idé att bortse från det, påpekar Marie Wikander.

”Vår rekommendation är att ha en strukturerad lönerevisionsprocess, då det är en av de absolut viktigaste processerna under året. Det är viktigt att medarbetarna känner att deras lön är korrekt. Om de inte känner att lönen är rättvis finns det risk för minskat engagemang och prestation.”

För företag utan kollektivavtal rekommenderar vi att:

1. Etablera en årlig cykel för när man genomför lönerevision
2. Skapa tydliga lönekriterier som kommuniceras öppet
3. Basera beslut på prestation, marknadslöner och företagets ekonomi
4. Dokumentera processen för transparens och rättssäkerhet

Medlingsinstitutet rapporterar att även företag utan kollektivavtal ofta följer ”märket” som riktmärke för löneutvecklingen.

Skapa en tydlig lönepolicy

Grundläggande delar i en bra lönerevisionsprocess är att ha en genomtänkt lönepolicy, att genomföra välplanerade medarbetarsamtal och att kunna koppla lönen till prestation utifrån medarbetarsamtalen.

En tydlig mall för lönepolicyn bör innehålla:

• Företagets lönestrategi och önskade löneläge jämfört med marknaden
• Lönekriterier som visar vad som påverkar lönesättningen
• Hur prestationer mäts och värderas
• Processen för lönerevision och tidsplanen
• Roller och ansvar i löneprocessen

Företagen tjänar på att ledarna har bra verktyg som hjälper dem med lönerevisionen för att undvika att lönesättningen blir subjektiv. Dessutom är det viktigt att kommunikationen till medarbetarna om hur lönen revideras är tydlig och transparent.

”Som anställd behöver man känna att man förstår varför man har en viss lön. I slutändan kanske det inte är lönen i sig som är viktigast, utan att man känner sig uppskattad och rättvist behandlad”, betonar Marie Wikander.

Tips för lyckade lönesamtal

Många chefer upplever att lönebeskedet är det tuffaste samtalet på året och att de har svårt att bemöta medarbetarens argument. Här är några värdefulla tips för chefer när de genomför lönesamtal:

1. Förbered dig noggrant – ha all fakta och bakgrund till besluten
2. Var tydlig och konkret – förklara hur lönen har satts
3. Lyssna aktivt på medarbetarens synpunkter
4. Fokusera på prestation och resultat, inte personliga egenskaper
5. Ge konstruktiv feedback om hur framtida löneutveckling kan påverkas

Vid lönebeskedet är det avgörande att tydligt motivera hur lönen har satts, så att medarbetaren förstår processen och hur denne kan påverka sin framtida löneutveckling, säger Marie Wikander. Det är just detta som skapar en upplevelse av rättvisa och transparens när man sätter löner.

”Många av frågorna kring lönerevision handlar om hur chefen ska bemöta medarbetaren. Många chefer eftersöker därför coaching kring hur de ska genomföra lönesamtal”, förklarar Marie Wikander.

Undvik diskriminering i löneprocessen

Att ingen ska känna sig diskriminerad i löneprocessen säger sig självt. Det är dessutom ett krav enligt lag att inkludera både föräldralediga och sjukskrivna när man genomför lönerevision trots att de inte för tillfället arbetar.

När det gäller hur man hanterar nyanställda i lönerevisionen behöver dessa inte alltid vara med, då personen precis har gått in på en justerad lön i företaget. Det är upp till arbetsgivaren att bestämma när det är dags för den nyanställde att delta i revisionen.

”Vi rekommenderar att skriva in i lönepolicyn hur länge man behöver ha arbetat för att inkluderas i lönerevisionen”, säger Marie Wikander.

Ett viktigt råd är också att ta hjälp av sin lönekartläggning i lönerevisionen och att förlägga kartläggningen innan lönerna justeras, kommenterar Marie Wikander.

”På så vis får du som arbetsgivare möjlighet att revidera osakliga skillnader i samband med lönerevisionen och slipper olika processer och att revidera i efterhand” (även om du som arbetsgivare har tre år på dig att justera osakliga löneskillnader).

När det handlar om lönesättning i tider av inflation är det viktigt att ha en tydlig strategi. Ekonomifakta visar att reallöneutvecklingen påverkas starkt av inflationsnivåer, vilket bör beaktas i lönerevisionerna.

Wndys verktyg och mallar för att genomföra lönerevision

För att underlätta arbetet med lönerevision erbjuder Wndy flera praktiska mallar för lönerevision och verktyg:

1. Lönepolicy – mall för att skapa en tydlig lönepolicy
2. Lönerevisionsprocess – komplett mall för hela processen
3. Tips inför lönesamtalen – konkreta råd för chefer
4. Lönesamtal mall – struktur för effektiva lönesamtal
5. Lönebesked mall – mall för formella lönebesked
6. Definitioner av övergripande utvärdering (overall rating) – stöd för prestationsbedömning

Med dessa verktyg kan du:

• Skapa en tydlig och transparent löneprocess
• Förbereda chefer för professionella lönesamtal
• Säkerställa att lönerevisionen genomförs konsekvent och rättvist
• Kommunicera tydligt med medarbetarna om löneprocessen

Skapa ett konto för att ladda ner våra mallar redan idag

Vanliga frågor och utmaningar kring lönerevision

När och hur ofta ska lönerevision genomföras?

För företag med kollektivavtal styrs detta av avtalet. För övriga företag rekommenderar vi en årlig lönerevision som följer företagets verksamhetsår. Det är viktigt att ha en tydlig tidsplan som kommuniceras till alla berörda.

Hur hanterar man höga förväntningar från medarbetarna?

Tydlig kommunikation är nyckeln. Informera tidigt om företagets ekonomiska situation, löneutrymme och prioriteringar. Var transparant med kriterierna för lönesättning och se till att medarbetarna förstår hur de kan påverka sin löneutveckling.

Bör vi ge samma procentuella löneökning till alla?

Nej, vi rekommenderar differentierad lönesättning baserad på prestation och marknadsvärde. Att ge samma procentuella ökning till alla signalerar att prestation inte spelar någon roll, vilket kan demotivera högpresterande medarbetare.

Hur hanterar vi medarbetare som är missnöjda med sin löneökning?

Var förberedd med tydlig motivering baserad på prestation och fakta. Fokusera på framåtriktad feedback – vad medarbetaren kan göra för att påverka sin lönesättning framöver. Lyssna aktivt och visa respekt för medarbetarens åsikter, även om ni inte är överens.

Måste vi informera medarbetarna om lönerevisionsprocessen?

Det finns inga lagkrav, men vi rekommenderar starkt att ni är transparenta med processen. Det ökar förståelsen, acceptansen och upplevelsen av rättvisa, vilket i sin tur stärker engagemanget och förtroendet i organisationen.