”Många företagare upplever att de behöver hjälp i att navigera i vad ett systematiskt arbetsmiljöarbete innebär, med allt från rådgivning till hjälp med utbildning och verktyg att sätta upp och även genomföra hela processen”, säger Marie Wikander.

Vad menas med systematiskt arbetsmiljöarbete?

Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att arbetsgivaren i det dagliga arbetet skapar en bra arbetsmiljö där ingen riskerar att bli sjuk eller råka ut för en olycka.

Det går kortfattat ut på att arbetsgivaren i samverkan med arbetstagare och utsedda skyddsombud regelbundet ska undersöka arbetsmiljön, bedöma risker, genomföra de åtgärder som krävs och sedan kontrollera att de genomförda åtgärderna har fått effekt. Det ska även finnas tillräckliga kunskaper i organisationen för arbetsmiljöarbetet och det ska vara tydligt vem som ska göra vad.

När måste en verksamhet bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete?

Alla arbetsgivare, oavsett hur många anställda som finns i företaget, ska enligt Arbetsmiljölagen bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Beroende på företagets storlek, skiljer sig kraven något. För företag med minst tio anställda krävs skriftlig dokumentation av arbetsmiljöpolicy, rutiner, uppgiftsfördelning och en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det finns även krav på skyddsombud och skyddskommitté beroende på antal anställda.

”Men oavsett hur många som jobbar på arbetsplatsen så tjänar företaget på ett proaktivt arbete med arbetsmiljön. Det finns många studier som visar på hur välmående arbetstagare leder till högre effektivitet och bättre resultat”, säger Marie Wikander.

Vem ansvarar för att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete?

Det är arbetsgivaren som bär det yttersta ansvaret för arbetsmiljön. Därför behöver arbetsgivaren vara insatt i hur arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete ser ut och vad som gäller för den aktuella verksamheten. Även medarbetarna själva, chefer, skyddsombud, företagshälsovård och personalavdelningar har viktiga roller i arbetsmiljöarbetet på olika sätt. Det ska vara tydligt och skriftligt dokumenterat hur arbetsmiljöuppgifterna är fördelade. Men det är viktigt att komma ihåg att trots fördelning av uppgifter så har arbetsgivaren alltid kvar det fulla ansvaret.

”Det gör att det systematiska arbetsmiljöarbetet är en av de mest omfattande och krävande delarna i ett företags HR-arbete. På Wndy hjälper vi dig som kund med allt från att vara ett bollplank till att sätta upp hela processen, beroende på vad ditt företag har för behov och om du vill göra delar av arbetet själv”, säger Marie Wikander.

Checklista: Kom i gång med det systematiska arbetsmiljöarbetet

Med rätt verktyg och förberedelser går det att skapa ett levande systematiskt arbetsmiljöarbete, som hjälper ditt företag framåt. Marie Wikander tipsar om olika delar som är bra att få på plats. ”Det du vill uppnå är en inte att bedriva en mekanisk process för att följa lagen, utan målet är engagerade medarbetare som mår bra”, säger hon.

Bestäm vilka som ska delta i det systematiska arbetsmiljöarbetet
Arbetsgivare ska driva arbetet och det valda skyddsombudet, som agerar som representant för de anställda, samt arbetstagarna själva, ska medverka. Marie Wikander betonar hur viktigt det är att engagera alla medarbetare och aktivt involvera alla som är intresserade.

”Förutom att det är reglerat i lag att arbetsmiljöarbetet ska ske i samverkan med arbetstagarna, så ökar du engagemanget bland medarbetarna när de får var med och bestämma i organisationen. Sen är det också de som bäst känner till arbetsmiljön och kan ge bra feedback”, säger Marie Wikander.

Identifiera risker i arbetsmiljön
Skyddsombud och arbetstagare ska involveras i arbetet med att identifiera vilka arbetsmiljörisker som finns. Ta med både fysiska, organisatoriska och sociala risker och skriv ner dem. På Wndys hemsida, i våra dokument och mallar, kan du gratis ladda ner dokument som hjälper dig att genomföra riskbedömningen.

Ta reda på vilka av Arbetsmiljöverkets föreskrifter ni omfattas av
Alla föreskrifter finns på Arbetsmiljöverkets webbplats www.av.se. Arbetsgivaren tar reda på vilka som gäller för den aktuella verksamheten och gör dem tillgängliga för alla på arbetsplatsen.

Så bygger ni upp ett systematiskt arbetsmiljöarbete

• Ta fram en arbetsmiljöpolicy som så konkret som möjligt beskriver hur arbetshållanden och arbetsmiljön i verksamheten ska vara.
• Ta fram rutiner som talar om vad som ska göras, hur, vem som ska göra det och när olika aktiviteter inom det systematiska arbetsmiljöarbetet ska göras. Se till att det finns rutiner för följande:
  • Vilka som ska samverka i arbetsmiljöarbetet,
  • Hur fördelningen av uppgifterna ser ut
  • Att alla i organisationen har rätt kunskap och kompetens
  • Undersökningen av arbetsmiljön
  • Riskbedömning
  • Vidtagande av åtgärder och att ta fram handlingsplan
  • Rapportering och utredning av tillbud och olyckor
  • Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete

”Genom att sätta de här delarna på plats får du en bra grund för att bedriva verksamhetens arbetsmiljöarbete. Behöver du ytterligare hjälp kan vi på Wndy bistå dig med smarta verktyg, coachning och även driva de delar av arbetsmiljöarbetet där du vill ha avlastning. Börja med att kontakta oss för ett kostnadsfritt rådgivningsmöte”, säger Marie Wikander.

Krav på dokumentation i det systematiska arbetsmiljöarbetet

Tänk på att verksamheter med mer än tio anställda ska ha arbetsmiljöpolicyn, rutiner, riskbedömning, handlingsplan, uppgiftsfördelning, instruktioner och resultatet av den årliga uppföljningen skriftligt dokumenterat.

För verksamheter med färre än tio anställda är det bara krav på att riskbedömningar och handlingsplaner, samt instruktioner för allvarliga risker finns dokumenterade.

”Men även företag med färre anställda kan tjäna på att rutinerna för det systematiska arbetsmiljöarbetet är nedskrivet”, säger Marie Wikander.

Detta är Wndy, HR-expertis när du behöver det

Behöver du rådgivning kring kartläggning av ditt HR-arbete, eller rådgivning kring mer specifika delar som att anställa personal, LAS eller andra personalfrågor? Vi på Wndy samlar allt det du som arbetsgivare funderar kring på vår hemsida.

Läs mer om våra tjänster och skapa ett gratiskonto för att komma i kontakt med oss. Har du behov av professionell hjälp och personlig service så har vi HR-experter som kan hjälpa dig.