Till följd av Corona-pandemin har många arbetsplatser fått ställa om för att anpassa sitt arbetssätt till de rådande förhållandena. För vissa har det fungerat riktigt bra, medan andra har fått kämpa med sämre ergonomiska förutsättningar på hemmakontoret eller ökad nedstämdhet till följd av ensamhet. Nu börjar många arbetsgivare ta fram planer för återgång till kontoren, samtidigt som det krävs en beredskap för fortsatta rekommendationer om att arbeta hemifrån. Många arbetsgivare vill även kunna erbjuda ett mer flexibelt sätt att arbeta på, så kallat distansarbete, eller som vissa kallar det hybridarbete. Wndys rekommendation är att ta fram tydliga riktlinjer kring vad som gäller och att kommunicera dessa till alla medarbetare.

Vi ger dig här är kort introduktion till delar som är viktiga att tänka på kopplat till distansarbete.

Frihet under ansvar

Att arbeta på distans innebär frihet under ansvar. Eftersom distansarbete försvårar arbetsgivarens möjlighet att tidigt upptäcka signaler på ohälsa, är det viktigt att anställda medverkar till att skapa goda arbetsförhållanden och uppmärksammar arbetsgivaren på eventuella risker. Det är även bra att tillsammans komma överens om hur kommunikationen mellan chef och den anställde ska gå till, hur ofta och genom vilka kanaler, likaså hur man ska ha kontakt med resten av teamet. Utvärdera löpande hur det fungerar med kommunikationen och arbetssätten och testa att göra annorlunda om det behövs. Vid distansarbete blir det mer utmanande, men ännu viktigare att arbetsgivaren och anställda samarbetar för att skapa en bra och säker arbetsmiljö.

Distansarbete för arbetsgivare

Med distansarbete menas ordinarie arbete som utförs var som helst utanför kontoret. Oftast utförs detta arbete hemifrån. Varje arbetsgivare bestämmer själv om distansarbete ska erbjudas och i så fall vilka villkor som ska gälla. Det innebär att en anställd inte själv kan bestämma att hen ska arbeta hemifrån, utan det förutsätter en överenskommelse mellan arbetsgivaren och den anställde.

Arbetsgivaren har ett långtgående arbetsmiljöansvar för de anställda, och det gäller oavsett var arbetet utförs. Arbetsmiljöansvaret innebär att arbetsgivaren behöver säkerställa att arbetsmiljön är bra, göra riskbedömningar och vidta åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall. Detta arbete försvåras avsevärt för arbetsgivaren när arbetet inte utförs på kontoret. Men distansarbete behöver inte utgöra ett hinder för arbetsmiljöarbetet.

Tips

Nedan listar vi några tips på vad du som arbetsgivare kan tänka på.

• Undersök de anställdas arbetsmiljö vid distansarbete genom att gå igenom ett antal frågor tillsammans med den anställde rörande ergonomi, arbetstider, trivsel, kontakt med kollegor, gränsdragning arbete – fritid, kunskap kring den digitala tekniken samt upplevelsen av tillgång till information/support
• Om möjligt, erbjud bra hjälpmedel även för distanskontoret, såsom till exempel extern skärm och tangentbord, någon kanske vill hämta hem kontorsstolen osv
• Håll daglig kontakt med dina anställda och fråga hur de mår
• Var uppmärksam på tecken på att en anställd inte mår bra genom att lyssna och ställa frågor
• Agera direkt när någon anställd mår dåligt
• Se till att distansarbete inte påverkar de anställdas karriär- och löneutveckling

Policy för distansarbete

För att det ska vara tydligt vilka riktlinjer som gäller vid distansarbete och för att säkerställa att arbetsgivaren har möjlighet att ta sitt arbetsmiljöansvar, rekommenderas att arbetsgivaren tar fram en policy för distansarbete. Nedan följer några exempel på vad en policy kan innehålla

• Hur mycket distansarbete som är tillåtet
• Arbetstagarens tillgänglighet, både digital och fysisk
• Riktlinjer kring när möten bör vara fysiska och när de kan vara digitala
• Vad som gäller kring arbetsverktyg och vem som betalar för vad
• Hur de anställda skapar en god arbetsmiljö hemma
• Att arbetsgivaren ska medges tillträde till arbetstagarens hemarbetsplats, i syfte att kontrollera arbetsmiljön
• Tydliggöra regler kring IT-säkerhet vid distansarbete
• Ange vilka försäkringar som gäller och vad arbetstagaren täcks av

När det gäller de anställdas försäkringsskydd för olyckor vid hemarbete så täcks de anställda av försäkringen om olyckan står i påtaglig och i direkt samband med arbetet som utförs. Det gäller alltså att se upp med försäkringsskyddet då många olyckor som skulle ha täckts på kontoret inte täcks i hemmet.

Självklara fördelar

Det finns vissa självklara fördelar med distansarbete, som minskat resande och kostnader i samband med resor till och från jobbet. Det kan även öka lojaliteten till arbetsgivaren tack vare tilliten man får att disponera sin egen tid. Många upplever att man enklare får vardagen att gå ihop. Det finns även studier som visar att produktiviteten går upp, om distansarbetet läggs upp på rätt sätt.

Risker

De största riskerna vid distansarbete anses vara nedsatt psykosocial hälsa i form av stress, minskade sociala kontakter och tillitsfulla relationer samt fysiska problem med till exempel nacke och rygg på grund av dålig ergonomi. En annan risk är att gränsen mellan jobb och privatliv lätt suddas ut. Det informella lärandet kollegor emellan och de kreativa idéerna som inte sällan kläcks vid kaffeautomaten kan även de gå förlorade. Effekten av detta blir sämre relationer och ökade silos.

För mer information om ergonomi samt en checklista för hemarbete som du som arbetsgivare kan låta dina arbetstagare fylla i, följ denna länk till Prevent.

Detta är Wndy, HR-expertis när du behöver det

Behöver du rådgivning kring kartläggning av ditt HR-arbete, eller rådgivning kring mer specifika delar som att anställa personal, LAS eller andra personalfrågor? Vi på Wndy samlar allt det du som arbetsgivare funderar kring på vår hemsida.

Läs mer om våra tjänster och skapa ett gratiskonto för att komma i kontakt med oss. Har du behov av professionell hjälp och personlig service så har vi HR-experter som kan hjälpa dig.