Policy för distansarbete: Guide för arbetsgivare

Innehållsförteckning

• Distansarbete för arbetsgivare – ansvar och rättigheter
• Frihet under ansvar vid distansarbete
• Arbetsmiljöansvar vid hemarbete
• Tips för framgångsrikt distansarbete
• Vad ska ingå i en distansarbete policy
• Försäkring och säkerhet
• Fördelar och risker
• Vanliga frågor om distansarbete

Distansarbete för arbetsgivare – ansvar och rättigheter

Med distansarbete menas ordinarie arbete som utförs var som helst utanför kontoret. Oftast utförs detta arbete hemifrån, men kan också vara hybridarbete som kombinerar kontor och hemarbete.

Som arbetsgivare bestämmer du själv om distansarbete ska erbjudas och vilka villkor som ska gälla. Det innebär att en medarbetare inte kan bestämma att hen ska jobba hemifrån utan att det förutsätter en överenskommelse mellan dig som arbetsgivare och medarbetaren.

Arbetsgivaren har ett långtgående arbetsmiljöansvar för de anställda, och det gäller oavsett var arbetet utförs. Detta arbetsmiljöansvar innebär att du som arbetsgivare behöver säkerställa att arbetsmiljön vid distansarbete är bra, göra riskbedömningar och vidta åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall.

För att hantera dessa ansvar professionellt kan ett gediget arbetsmiljöarbete vara bra med systematisk arbetsmiljöhantering även vid distansarbete.

Frihet under ansvar vid hemarbete

Att jobba hemifrån innebär frihet under ansvar. Eftersom distansarbete försvårar arbetsgivarens möjlighet att tidigt upptäcka tecken på ohälsa vid distansarbete, är det viktigt att medarbetarna medverkar till att skapa goda arbetsförhållanden och uppmärksammar arbetsgivaren på eventuella risker.

Det är även bra att tillsammans komma överens om hur kommunikationen mellan chef och medarbetare ska gå till – hur ofta och genom vilka kanaler. Likaså hur man ska ha kontakt med resten av teamet. Detta kallas ofta distansledarskap och kräver nya färdigheter hos chefer.

För att utveckla distansledarskap kan coaching vara ett värdefullt verktyg för chefer som ska leda team på distans.

Utvärdera kommunikation och arbetssätt

Utvärdera löpande hur det fungerar med kommunikationen och arbetssätten och testa att göra annorlunda om det behövs. Vid distansarbete blir det mer utmanande, men ännu viktigare att arbetsgivaren och medarbetaren samarbetar för att skapa en bra och säker arbetsmiljö.

Arbetsmiljöansvar vid distansarbete

Arbetsmiljöansvaret försvåras avsevärt för arbetsgivaren när arbetet inte utförs på kontoret. Men distansarbete behöver inte utgöra ett hinder för arbetsmiljöarbetet om du som arbetsgivare har rätt strukturer och rutiner.

Ergonomi vid distansarbete

Ergonomi är en viktig faktor för att förebygga fysiska problem för medarbetarna. Många som jobbar hemifrån får kämpa med sämre ergonomiska förutsättningar på hemmakontoret, vilket kan leda till problem med nacke och rygg.

Som arbetsgivare bör du därför ha regler för hemarbete som adresserar ergonomiska krav och eventuellt erbjuda hjälpmedel för hemmakontoret.

Tips för framgångsrikt distansarbete

Som arbetsgivare kan du tänka på följande för att säkerställa framgångsrikt distansarbete:

Checklista för distansarbete

• Undersök medarbetarnas arbetsmiljö vid distansarbete genom att gå igenom ett antal frågor tillsammans med medarbetaren rörande ergonomi, arbetstider, trivsel, kontakt med kollegor, gränsdragning arbete-fritid, kunskap kring den digitala tekniken samt upplevelsen av tillgång till information/support 
• Erbjud bra hjälpmedel även för distanskontoret, såsom till exempel extern skärm och tangentbord eller kanske till och med en  kontorsstol 
• Håll daglig kontakt med medarbetarna och fråga hur de mår 
• Var uppmärksam på tecken på att en medarbetare inte mår bra genom att lyssna och ställa frågor 
• Agera direkt när en medarbetare mår dåligt 
• Se till att distansarbete inte påverkar medarbetarnas karriär och löneutveckling 

En strukturerad checklista för distansarbete kan hjälpa dig som arbetsgivare att säkerställa att alla viktiga aspekter täcks in systematiskt.

För att utveckla strukturerade HR-processer kan Lagkravskollen hjälpa dig att säkerställa att distansarbetet fungerar optimalt.

Vad ska ingå i en policy för distansarbete

För att det ska vara tydligt vilka regler för hemarbete som gäller och för att säkerställa att arbetsgivaren har möjlighet att ta sitt arbetsmiljöansvar, rekommenderas att du som arbetsgivare tar fram en policy för hemarbete.

Mall för policy för distansarbete

En policy för distansarbete kan innehålla följande punkter:

• Hur mycket distansarbete som är tillåtet – definiera omfattning och frekvens 
• Digital tillgänglighet – medarbetarnas tillgänglighet, både digitalt och fysiskt 
• Riktlinjer kring möten – när möten bör vara fysiska och när de kan vara digitala 
• Arbetsverktyg och kostnader – vad som gäller kring arbetsverktyg och vem som betalar för vad 
• Arbetsmiljö hemma – hur medarbetarna skapar en god arbetsmiljö vid distansarbete 
• Tillträde till hemarbetsplats – att arbetsgivaren ska medges tillträde till medarbeterens hemarbetsplats, i syfte att kontrollera arbetsmiljön 
• IT-säkerhet – tydliggöra regler kring IT-säkerhet vid distansarbete 
• Försäkringsskydd – ange vilka försäkringar vid hemarbete som gäller och vad medarbetren täcks av 

En policy för distansarbete kan ingå i en personalhandbok som säkerställer att alla policyer är juridiskt korrekta och väl strukturerade.

Försäkring vid hemarbete

När det gäller medarbetarnas  försäkring vid hemarbete så täcks medarbetarna av försäkringen om olyckan står i påtaglig och direkt samband med arbetet som utförs.

Det gäller alltså att se upp med försäkringsskyddet då många olyckor som skulle ha täckts på kontoret inte täcks i hemmet. Detta är en viktig aspekt att inkludera i din policy för hemarbete.

För juridisk säkerhet kring försäkringsfrågor kan lagkravskollen hjälpa dig att säkerställa att alla aspekter är korrekt hanterade.

Fördelar med distansarbete

Det finns vissa självklara fördelar med distansarbete:

• Minskat resande och kostnader i samband med resor till och från jobbet
• Ökad lojalitet till arbetsgivaren tack vare tilliten man får att disponera sin egen tid
• Bättre work-life balance – många upplever att man enklare får vardagen att gå ihop
• Ökad produktivitet – studier visar att produktiviteten går upp, om distansarbetet läggs upp på rätt sätt

Risker med distansarbete

De största riskerna vid distansarbete anses vara:

• Nedsatt psykosocial hälsa i form av stress, minskade sociala kontakter och tillitsfulla relationer
• Fysiska problem med till exempel nacke och rygg på grund av dålig ergonomi vid distansarbete
• Suddiga gränser mellan jobb och privatliv
• Förlorat informellt lärande – kollegor emellan och de kreativa idéerna som inte sällan kläcks vid kaffeautomaten kan gå förlorade
• Sämre relationer och ökade silos som effekt av minskad informell kontakt

För att hantera dessa risker är det viktigt att bibehålla sammanhållning och gemenskap även vid distansarbete.

Checklista för ergonomi vid hemarbete

För mer information om ergonomi vid distansarbete samt en checklista för hemarbete som du som arbetsgivare kan låta dina medarbetare fylla i, följ denna länk till Prevents ergonomichecklista.

Dessutom kan Arbetsmiljöverkets riktlinjer för distansarbete ge dig vägledning om arbetsmiljöansvar.

Vanliga frågor om policy vid distansarbete

Vad ska ingå i en policy för hemarbete?

En policy för hemarbete bör innehålla regler för arbetstid, digital tillgänglighet, ergonomiska krav, IT-säkerhet, försäkring vid hemarbete och rutiner för kommunikation. En mall för policy för distansarbete hjälper dig att täcka alla viktiga områden.

Har medarbetarna rätt att jobba hemifrån?

Nej, medarbetare kan inte ensidigt bestämma att de ska jobba hemifrån. Som arbetsgivare bestämmer du om distansarbete ska erbjudas och under vilka villkor. Det krävs en överenskommelse mellan arbetsgivare och medarbetare.

Vad är arbetsgivarens ansvar vid distansarbete?

Arbetsgivarens arbetsmiljöansvar gäller även vid distansarbete. Du behöver säkerställa en bra arbetsmiljö vid distansarbete, göra riskbedömningar och vara uppmärksam på tecken på ohälsa vid distansarbete. Distansledarskap kräver aktiv kommunikation och uppföljning.

Vad gäller för försäkring när medarbetare jobbar hemifrån?

Försäkring vid hemarbete täcker olyckor som står i påtaglig och direkt samband med arbetet. Många olyckor som skulle täckas på kontoret täcks inte i hemmet, så det är viktigt att informera medarbetarna om detta i din distansarbetespolicy.

Hur säkerställer man ergonomi vid distansarbete?

Ett ergonomiskt distansarbete säkerställs genom att erbjuda rätt utrustning, göra ergonomiska bedömningar av hemarbetsplatser och använda en checklista för distansarbete. Många arbetsgivare erbjuder externa skärmar, tangentbord eller kontorsstolar för hemmakontoret.

Vad är hybridarbete?

Hybridarbete är en kombination av kontor- och distansarbete där medarbetare arbetar delvis på kontoret och delvis hemifrån. Det kräver samma typ av regler för hemarbete och strukturerad policy som för rent distansarbete.

Hur påverkar distansarbete karriärutveckling?

Som arbetsgivare bör du se till att distansarbete inte påverkar medarbetarnas karriär och löneutveckling negativt. Detta innebär att säkerställa lika möjligheter till utveckling, synlighet och bedömning oavsett var arbetet utförs.

Sammanfattning för arbetsgivare

En väl genomtänkt policy för distansarbete är avgörande för framgångsrikt distansarbete. Som arbetsgivare behöver du balansera flexibilitet med tydliga regler för hemarbete, säkerställa arbetsmiljö vid distansarbete och utveckla distansledarskap.

Genom att använda en strukturerad mall för policyn och implementera en checklista för distansarbete kan du säkerställa att alla viktiga aspekter täcks in – från ergonomi till försäkring.