Varning till medarbetare: Vad du som chef behöver veta

Varning till en medarbetare är en viktig tillrättavisning som chefer kan använda vid misskötsamhet. Att ge en varning handlar inte om att “straffa” medarbetaren, utan om att tydligt markera att beteendet inte är acceptabelt och att förändring krävs. För att undvika missförstånd och risk för felaktig hantering behöver arbetsgivare känna till vad en varning är, när den kan ges och hur den bör dokumenteras.

Vad är en varning?

En varning är en form av tillrättavisning som fungerar som en påminnelse om medarbetarens skyldigheter i sin anställning. Varning till en medarbetare kan ges för att påminna om att arbeta utifrån arbetsplatsens riktlinjer, medverka till ett gott förhållande till chefer, medarbetare och samarbetspartners. En varning ger medarbetare möjlighet att förbättra sig innan en eventuell uppsägning blir aktuell. Ibland kallas denna typ av varning även för en LAS-varning eller erinran.

Viktigt att komma ihåg

Den typ av varning som beskrivs här är inte en disciplinär påföljd. Det handlar alltså inte om en “bestraffning” enligt lag eller kollektivavtal, utan om en tydlig markering om att något behöver förändras. 

Chefers rättigheter vid varning

Chefers rättigheter vid varning inkluderar möjligheten att genomföra denna åtgärd utan formella hinder. Det finns inga egentliga hinder för en chef att ge en varning. Men för att få till en förbättring från medarbetarens sida är det bästa att tala om det som hänt i ett möte mellan chef och medarbetare samtidigt som varningen mottas.

På så sätt får medarbetaren en chans att ställa frågor och få hjälp att förstå hur förbättring ska ske. Genom lagkravskollen kan företag säkerställa att deras rutiner för åtgärder mot misskötsamhet följer gällande lagstiftning.

Vad ska en varning innehålla?

För att ge en varning på korrekt sätt bör följande punkter inkluderas:

• Beskriv tydligt vad som förväntas av medarbetaren i dennes roll
• Beskriv specifikt hur medarbetaren har brustit i sina åtaganden enligt anställningsavtalet och vad det har lett till, det vill säga den skada som uppstått, samt när det skedde
• Beskriv vilka förbättringar som medarbetaren behöver visa alternativt att ett upprepande av misskötsamheten kan leda till risk för uppsägning
• Ge information om att varning inte är en disciplinär åtgärd med uppsägning eller avsked som följd
• Informera medarbetaren om att om förbättring inte sker så kan det leda till att medarbetaren blir uppsagd på grund av personliga skäl

Så går processen till steg för steg

Innan en varning delas ut är det viktigt att som chef agera strukturerat och rättssäkert. Följ gärna dessa steg för att säkerställa att situationen hanteras på ett professionellt sätt:

1. Identifiera problemet – vad är misskötsamheten, hur ofta sker den och vilken påverkan har den på verksamheten?
2. Utred situationen – undersök om det finns bakomliggande orsaker, till exempel otydliga instruktioner, arbetsbelastning eller brist på stöd.
3. Samtal och dokumentation – håll ett samtal med medarbetaren där du förklarar situationen, lyssnar in medarbetarens bild och dokumenterar vad som sagts.
4. Formulera varningen – om förändring inte sker, ge varningen muntligt eller skriftligt, och tydliggör vilka förbättringar som krävs framöver.
5. Uppföljning och stöd – planera ett uppföljningsmöte för att följa utvecklingen och erbjuda stöd för att undvika fortsatt misskötsamhet.

Ett tydligt och respektfullt arbetssätt ökar chansen att varningen leder till faktisk förbättring och stärker både chefens och organisationens trovärdighet.

Mall för varning och dokumentation

En strukturerad mall för varning hjälper till att säkerställa att alla viktiga punkter täcks in när du ger varning. Under dokument och mallar hittar du en färdig mall du kan använda om du bestämt dig för att utdela en formell varning. 

Muntlig eller skriftlig varning

Det finns inga krav på hur en varning ska ges, den kan vara muntlig eller skriftlig. Som arbetsgivare är det dock en fördel att dokumentera varningen skriftligt eftersom det skapar transparens och kan användas som bevis vid eventuell uppsägning på grund av personliga skäl om problemet skulle kvarstå. 

Vid en skriftlig varning kan det vara bra att låta medarbetaren bekräfta att hen tagit del av dokumentet. Det stärker rättssäkerheten för båda parter och visar att kommunikationen har skett tydligt. 

Varning utan facklig förhandling

Varning utan facklig förhandling är möjligt eftersom varning inte klassas som en disciplinär åtgärd enligt LAS. En varning behöver inte förhandlas med facket, men det är rekommenderat att göra det om det finns möjlighet till det. Detta skiljer sig från varning enligt kollektivavtal som kräver förhandling med facket.

Uppsägning efter varning

En eller flera varningar betyder inte automatiskt att anställningen är hotad, men det är en tydlig signal om att något måste förändras. Varning som grund till uppsägning beror helt på vilken omfattning situationen handlar om, eventuell skada som skett och hur medveten medarbetaren har varit om det som skett. 

Om medarbetaren inte visar på någon förbättring trots att hen mottagit en varning kan det ligga till grund för en framtida uppsägning på grund av personliga skäl.Det är därför viktigt att både arbetsgivare och medarbetare följer upp situationen och dokumenterar vad som görs för att förbättra den. För mer information, läs vår guide till arbetsplatsens rättigheter och skyldigheter.

För att säkerställa att hanteringen av misskötsamhet, varningar och uppföljning sker på ett konsekvent och rättssäkert sätt kan det vara värdefullt att inkludera dessa rutiner i företagets HR-årshjul. Det skapar tydlighet kring när uppföljning ska ske och säkerställer att inga steg i processen förbises.

Så pratar du med medarbetaren vid varning

Lyssna aktivt på medarbetarens bild av situationen och var öppen för att det kan finnas bakomliggande orsaker till beteendet, till exempel otydliga rutiner eller brist på stöd. Ett lyhört och empatiskt bemötande stärker förtroendet och ökar chansen att varningen leder till verklig förbättring.

Syftet med samtalet är inte att skuldbelägga, utan att tillsammans skapa förståelse för vad som behöver förbättras och hur medarbetaren kan få stöd i att lyckas framöver.

Vanliga frågor om varningar

Vad är varning och när används det?

Det är en påminnelse om medarbetarens skyldigheter och ges vid misskötsamhet. Varning används för att medarbetaren ska ha möjlighet att förbättra sig innan eventuell uppsägning blir aktuell.

Vad ska en varning innehålla?

Den ska beskriva vad som förväntas av medarbetaren, hur medarbetaren brustit samt vilka förbättringar som krävs. Varningen ska även informera medarbetaren  om att varning inte är en disciplinär åtgärd med uppsägning som följd, men att brist på förbättring kan leda till uppsägning av personliga skäl. Under dokument och mallar hittar du en färdig mall du kan använda om du bestämt dig för att utdela en formell varning.

Kan jag ge muntlig varning?

Ja, muntlig varning är tillåten, en varning kan lämnas muntligt eller skriftligt. Vid skriftlig varning är det dock en fördel att be arbetstagaren kvittera mottagandet, så att det finns bevis på att informationen har delgetts. Detta är särskilt viktigt om det längre fram skulle uppstå en tvist eller om varningen används som en del i en arbetsrättslig process, till exempel vid upprepade misskötsamheter som kan leda till uppsägning.

En skriftlig dokumentation stärker alltså arbetsgivarens möjlighet att visa att man agerat korrekt och tydligt informerat medarbetaren om vad som förväntas.

Behöver jag förhandla varningar med facket?

Varning utan facklig förhandling är möjlig eftersom det inte klassas som en disciplinär åtgärd. En varning behöver inte förhandlas med facket, men det är rekommenderat om möjlighet finns. Detta skiljer sig från varning enligt kollektivavtal.

Leder varning automatiskt till uppsägning?

Uppsägning efter varning är inte automatisk. En eller flera erinran leder inte automatiskt till uppsägning utan beror på omfattning, skada och medarbetarens medvetenhet. Om ingen förbättring sker kan varning ligga till grund för framtida uppsägning av personliga skäl.

Vilka rättigheter har jag som chef vid varning?

Chefens rättigheter vid varning inkluderar möjligheten att ge varning utan formella hinder vid medarbetares misskötsamhet. Det är dock viktigt att följa en korrekt process och ha ett möte där medarbetaren får möjlighet att ställa frågor och förstå hur förbättring ska ske.