Lönekartläggning: krav, steg och exempel

I den här guiden går vi igenom vad lagen kräver, hur ni genomför kartläggningen steg för steg, och ett räkneexempel på hur en osaklig löneskillnad upptäcks och åtgärdas.

Krav enligt lag

Lönekartläggning handlar om att hitta och åtgärda osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika eller likvärdigt arbete. Kravet finns i diskrimineringslagen och gäller alla arbetsgivare, oavsett bransch eller storlek.

Har ni 10 anställda eller fler ska kartläggningen, analysen och en eventuell handlingsplan dokumenteras skriftligt. Är ni färre behöver ni fortfarande göra kartläggningen, men inte dokumentera den på samma sätt.

Diskrimineringsombudsmannen granskar arbetsgivare genom stickprov. Är dokumentationen bristfällig kan ni föreläggas med vite, det vill säga tvingas betala böter.

Reglerna skärps ytterligare när EU:s lönetransparensdirektiv implementeras i svensk lag. Då ställs högre krav på hur löner ska redovisas, vilket ger medarbetare bättre insyn och ökar pressen på arbetsgivare att kunna motivera sin lönesättning. Från och med implementeringen ska kartläggningen även jämföra löneutvecklingen för medarbetare som varit föräldralediga med dem som inte varit det.

Vad ska analyseras?

• Er lönepolicy, för att säkerställa att lönesättningen är objektiv och konsekvent.
• Löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika arbete.
• Löneskillnader mellan kvinnor och män som utför likvärdigt arbete.
• Löneskillnader mellan kvinnodominerade yrkesgrupper, minst 60 procent kvinnor, och andra grupper, för att se om kvinnodominerade yrken värderas lägre.

Så gör du en lönekartläggning, steg för steg

1. Sammanställning. Samla in data om löner, förmåner och bonusar samt information om de anställda, som kön, ålder och prestation.
2. Samverkan. Involvera medarbetarna. Har ni fackliga representanter, samarbeta med dem. Annars kan ni utse en medarbetare eller grupp som representerar de anställda.
3. Arbetsvärdering. Gör en oberoende bedömning av vilka krav och svårigheter olika roller innebär. Det hjälper er att identifiera likvärdiga arbeten.
4. Identifiera kvinnodominerade roller. Enligt lag måste ni särskilt analysera arbeten där kvinnor utgör minst 60 procent av personalen, för att upptäcka, utvärdera och justera löneskillnader.
5. Analysera löneskillnader. Undersök om det finns osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika eller likvärdigt arbete. Saknas saklig grund måste skillnaderna justeras.
6. Redovisning och dokumentation. Dokumentera kartläggningen, analysen och eventuella åtgärder. Är ni fler än 10 anställda är detta ett lagkrav.

Exempel: så kan en osaklig löneskillnad se ut

Ett exempel gör processen konkret. Säg att ert företag har arbetsvärderat sju befattningar och grupperat dem efter poäng. Två av grupperna sticker ut:

Kundservicespecialisterna är alltså högre värderade i arbetsvärderingen, rollen kräver mer kunskap, ansvar och ansträngning enligt bedömningen, men tjänar ändå 2 600 kronor mindre i månaden. En skillnad på 7,3 procent. Eftersom rollen med lägst värdering har högst lön räcker det inte att bara jämföra likvärdigt arbete här. Skillnaden är svårare att motivera än om grupperna hade legat på samma nivå.

Nästa steg är att undersöka om skillnaden går att förklara med sakliga skäl, till exempel längre erfarenhet eller ett tillfälligt bristläge i lagerrollen. Går skillnaden inte att motivera sakligt är den osaklig och ska in i handlingsplanen med en tidsplan för justering. Lagen ger er tre år på er att åtgärda den.

Så går en lönekartläggning till med Wndy

Att göra lönekartläggningen i ett kalkylark blir snabbt svårhanterat, särskilt när den ska upprepas varje år och tidigare åtgärder ska följas upp. I Wndys verktyg ingår färdiga mallar för både lönefil och arbetsvärdering, så ni slipper bygga upp strukturen själva. Ni bidrar med underlaget, och Wndy sköter analysen, dokumentationen och säkerställer att lagkraven uppfylls.

1. Ni samlar in underlag: lön, befattning och eventuella lönetillägg för samtliga medarbetare. Har ni redan medarbetarna inlagda i Wndy med korrekta uppgifter tas underlaget fram direkt i plattformen.
2. Ni gör en arbetsvärdering i Wndys verktyg, utifrån kunskap och färdigheter, ansvar, ansträngning och arbetsförhållanden. Behöver ni stöd i resonemanget eller i själva verktyget finns Wndys experter ett möte bort.
3. Ni delar underlaget säkert med er tilldelade HR-expert. Är arbetsvärderingen synkad med medarbetardatan i plattformen räcker det att dela lönefilen, då följer arbetsvärderingen med automatiskt.
4. Wndy genomför den statistiska analysen och identifierar om det finns löneskillnader mellan kvinnor och män som behöver förklaras, åtgärdas eller följas upp.
5. Ni får en rapport som sammanfattar resultatet, och vid behov ett förslag på handlingsplan.
6. Ni bokar ett uppföljningsmöte med er HR-expert för att gå igenom resultatet, ställa frågor och sätta en påminnelse inför nästa års kartläggning.

5 saker att komma ihåg vid lönekartläggning

1. Lagkrav. Alla företag måste göra en årlig lönekartläggning.
2. Dokumentation. För arbetsgivare med 10 anställda eller fler ska lönekartläggningen dokumenteras.
3. Justeringar krävs. Löneskillnader utan saklig grund måste rättas till och tas upp i en handlingsplan.
4. Tidsram. Ni har tre år på er att åtgärda osakliga löneskillnader.
5. Samverkan. Glöm inte att involvera medarbetarna i processen.

Här hittar du mer information och stöd:

Diskrimineringslagen

Lönekartläggning

Diskrimineringsombudsmannens E-guide för lönekartläggning