People Analytics: 40 nyckeltal för en framgångsrik HR-strategi

Innehållsförteckning

1. Lön och ersättnings-KPI:er
2. Prestations-KPI:er för medarbetare
3. KPI:er för medarbetarupplevelser
4. Rekryterings- och anställnings-KPI:er
5. Så implementerar du HR-KPI:er
6. Vanliga frågor om HR-nyckeltal

Från compliance till strategi – varför HR-KPI:er är viktiga

Många företag börjar sin HR-resa med att säkerställa att de uppfyller alla lagkrav – från anställningsavtal och arbetsmiljöarbete till lönekartläggning och GDPR. Det är grunden som måste finnas på plats. Men när du väl har ordning på compliance öppnas möjligheten att lyfta ditt personalarbete till strategisk nivå.

”Personalfrågor handlar om så mycket mer än att uppfylla lagkrav. Som arbetsgivare finns allt att vinna på ett personalarbete som tar hand om medarbetarna under hela deras medarbetarresa – från att attrahera rätt personer, rekrytera effektivt, utveckla din personal samt lyckas behålla dem”, förklarar Marie Wikander, HR-expert på Wndy.

När ni har bra HR-processer på plats händer något avgörande: Ni lockar till er riktigt bra medarbetare, era funktioner matchar företagets mål och ni får ut mer av pengarna ni satsar på personalen. Men hur vet ni om era HR-processer faktiskt fungerar? Svaret är systematisk uppföljning med rätt nyckeltal.

HR-KPI:er ger er konkret data om vad som fungerar och vad som behöver förbättras – från rekrytering och onboarding till engagemang, prestation och retention. Det är skillnaden mellan att gissa och att veta.

Behöver du först få ordning på grunderna? Läs vår guide om lagkrav för arbetsgivare för att säkerställa att du har allt på plats.

Lön och ersättnings-KPI:er

Dessa viktiga HR-nyckeltal visar hur bra ditt företag är på att hantera löner och förmåner. De mäter om ni betalar rätt lön samt in ni optimerar personalkostnaderna.

Viktiga löne-KPI:er

• Medarbetarnas upplevda rättvisa i lön: Denna fråga kan vara bra att inkludera i medarbetarundersökningen.
• Marknadsjusterad lön: Hur ligger era löner i jämförelse med marknaden för liknande roller och nivåer? Detta visar om ni kan attrahera och behålla talanger.
• Förmånsnöjdhet: Hur nöjda är medarbetarna med era förmåner?
• Personalkostnad som andel av omsättning: Hur stor del av er omsättning går till löner och förmåner?
• Försäkringskostnad  per medarbetare: Hur mycket kostar era sjuk- och personalförsäkringar per anställd?

För att få koll på era löneprocesser kan vår lönerevision hjälpa till. Vi har också mallar som ”Lönepolicy” och ”Lönerevisionsprocess” som gör jobbet enklare.

Prestations-KPI:er för medarbetare

Dessa centrala HR-mätetal visar hur bra era medarbetare presterar och utvecklas. De hjälper er förstå vad som fungerar i er organisation och vad som behöver förbättras.

Viktiga prestations-KPI:er

• Performance rating distribution: Fördelning av medarbetarprestationer (t.ex. % i hög, medel, låg kategori) – ofta använd i årsbetyg och utvecklingssamtal.
• Time-to-competence / kompetensutvecklingstid: Hur snabbt når nya medarbetare upp till förväntad prestationsnivå? Ger insikt i onboardingens effektivitet.
• Andel interna befordringar: Hur stor andel av lediga tjänster fylls med interna kandidater? Visar hur väl företaget utvecklar och behåller talanger.
• Andel medarbetare under mål: Hur många presterar under förväntad nivå? Kan användas för att rikta utvecklingsinsatser.
• Engagemang kopplat till prestation: T.ex. andel högpresterande medarbetare som också rapporterar högt engagemang – visar kopplingen mellan motivation och resultat.

För strukturerad uppföljning av personalstatistik rekommenderar vi kontinuerliga medarbetarsamtal som hjälper er hålla koll på prestationer. Enligt McKinsey är prestationsmätning avgörande för ett företags framgång.

KPI:er för medarbetarupplevelsen

Dessa viktiga HR-indikatorer ger en tydlig bild av hur era medarbetare mår och trivs på jobbet. Medarbetare som är nöjda stannar längre, presterar bättre och bidrar starkare till företagets framgång – därför är det ovärderligt att mäta detta.

Viktiga KPI:er för medarbetarupplevelsen

• Medarbetarnöjdhet: Mäts via medarbetarundersökningar och visar hur nöjda medarbetarna är i sitt arbete och på företaget som helhet.
• Medarbetarengagemang: Mäts via medarbetarundersökningar och visar hur motiverad och engagerad en medarbetare är att bidra till företagets framgång.
• Antal medarbetarundersökningar: Hur ofta genomförs undersökningar för att fånga medarbetarnas åsikter och behov?
• Andel utbildade i företagskultur: Hur stor andel av medarbetarna har deltagit i utbildning om företagets värderingar och känner till organisationens kultur?
• Uttag av semesterdagar: Hur stor andel av intjänad semester tas ut? Visar balans mellan arbete och återhämtning, vilket påverkar hälsa och engagemang.
• Employer Net Promoter Score (eNPS): Skulle medarbetarna rekommendera företaget som arbetsgivare? Ger en tydlig bild av medarbetarnas lojalitet och arbetsgivarattraktivitet.
• Medarbetarretention: Genomsnittlig tid medarbetarna stannar i företaget. En viktig indikator på trivsel, engagemang och konkurrenskraftig arbetsmiljö.
• Utvecklingsnöjdhet: Hur nöjda är medarbetarna med sina möjligheter till lärande, utveckling och karriärvägar inom företaget?

Systematisk medarbetarmätning blir allt viktigare för företag som vill behålla sina bästa medarbetare. Forskning från MIT Sloan Management Review visar att stark företagskultur direkt påverkar hur länge medarbetare stannar.

Rekryterings- och anställnings-KPI:er

Dessa centrala personalnycketal visar hur bra ni är på att rekrytera, anställa och behålla rätt personer. Smart rekrytering sparar både tid och pengar.

Viktiga rekryterings-KPI:er

• Total bemanning/Antal FTE Hur stort är ert team totalt och växer det enligt plan? Ger en överblick över personalstyrkans storlek och utveckling.
• Nyanställda som slutar inom 90 dagar: Hur många nyanställda slutar inom de första 90 dagarna? Indikerar kvaliteten på rekrytering och onboarding.
• Uppsägningar första året: Hur många medarbetare lämnar under sitt första år? Hjälper att identifiera riskområden i rekrytering och introduktion.
• Tid att fylla en tjänst/Time-to-fill: Hur lång tid tar det i genomsnitt att tillsätta en vakant tjänst? Mäter rekryteringseffektivitet.
• Personalomsättning: Hur många medarbetare slutar under året totalt, i procent av total personalstyrka? Viktigt för att förstå stabilitet och kostnader för nyrekrytering.

Fler viktiga mått för personalomsättning

• Antal vakanta tjänster: Hur många roller står för närvarande öppna? Visar rekryteringsbehov och kapacitet.
• Frivilliga personalomsättning: Hur många medarbetare väljer själva att lämna? Indikerar trivsel, engagemang och kultur.
• Kandidatnöjdhet: Hur nöjda är kandidater och chefer med rekryteringsprocessen? Speglar kvaliteten i employer branding och rekryteringsarbete.
• Kostnad per rekrytering/Cost-per-hire: Vad är den genomsnittliga kostnaden för att anställa en ny medarbetare? Hjälper att följa upp effektivitet och budget.
• Onboardingeffektivitet:Känner sig nya medarbetare redo och produktiva efter introduktionen? Mäter hur väl onboardingprocessen fungerar.
• Onboardingkostnad per nyanställd: Vad kostar det att introducera nyanställda?
• Andel nyanställda med genomförd introduktion Hur stor andel av de nyanställda har slutfört sin introduktionsutbildning? Säkerställer konsekvent onboarding.
• Mångfaldsgrad/Diversity ratio: Hur mångfaldig är er personalstyrka eller era rekryteringar (ex. kön, ålder, bakgrund)? Viktigt för inkluderingsmål.
• Antal mångfaldsaktiviteter: Hur många konkreta initiativ har genomförts för att främja mångfald och inkludering? Visar engagemang i DEI-arbetet.
• Rekryteringstid/Time-to-hire: Hur lång tid tar det från att ett behov uppstår tills kandidaten börjar? Speglar rekryteringseffektivitet.
• Acceptansgrad/Offer acceptance rate: Hur många av era erbjudanden accepteras av kandidater? Visar ert attraktionsvärde som arbetsgivare.

För att följa upp rekryteringsarbetet på ett effektivt sätt med rekryteringsstatistik kan vår rekryteringsprocess ge er bättre struktur och insikt.  Enligt Harvard Business Review är datadriven rekrytering avgörande för att fatta rätt beslut och öka träffsäkerheten.

Så implementerar du HR-KPI:er

Bästa tipsen för HR-uppföljning

• Välj rätt KPI:er: Alla mått passar inte alla företag. Välj det som är viktigt för just er
• Säker datainsamling: Se till att ni har pålitliga siffror att jobba med
• Koppla till era mål: Era HR-KPI:er ska hjälpa er nå era affärsmål
• Lär av resultaten: Använd datan för att fatta bättre beslut
• Bredda insynen: Kombinera datan med det medarbetarna berättar
• Följ lagen: Se till att ni följer GDPR och andra regler kring personaldata

För att hålla er uppdaterade om lagkrav kan vår lagkravskoll hjälpa er. Ett systematiskt årshjul kan strukturera er HR-rapportering över året. McKinsey Global Institute visar att systematisk HR-uppföljning är nyckeln till framgång.

Vanliga frågor om HR-nyckeltal

Vad är HR-KPI:er och varför behöver vi dem?

Systematiska HR-KPI:er är mätbara nyckeltal som visar hur väl ni lyckas med ert arbete kring medarbetare och HR-processer. De hjälper er att förbättra rutiner, stärka engagemanget och minska kostnader.

Hur många HR-KPI:er ska vi följa upp?

De flesta företag följer upp 8-15 centrala personalnycketal. Viktigast är att välja mått som hjälper er att nå era mål.

Vilka KPI:er är viktigast för mindre företag?

För mindre företag rekommenderar vi att fokusera på personalomsättning, medarbetarnöjdhet, rekryteringstid och kostnad per anställning. Dessa ger er en bra överblick över HR-effektivitet.

Hur ofta ska vi mäta våra HR-KPI:er?

Uppföljning av personalstatistik bör göras månadsvis eller kvartalsvis. Medarbetarnöjdhet kan mätas årligen, medan rekryteringstid följs upp löpande.

Kan HR-KPI:er hjälpa oss behålla medarbetare?

Ja! Genom att följa upp viktig medarbetarstatistik som personalomsättning och medarbetarnöjdhet kan ni hitta problem innan de blir stora. 

Vilka verktyg behöver vi för HR-KPI:er?

De flesta företag kan börja med Excel för personalanalys. Viktigt är att ha tydliga processer och bra mallar som ”Checklista rekrytering”, ”Onboarding checklista” och ”Medarbetarsamtal”. Ni hittar dem hos oss på Wndy.