Lagkravskollen

Din guide till en trygg och rättvis arbetsplats: Vad du som arbetsgivare behöver känna till

Som arbetsgivare har du en fantastisk möjlighet att skapa en trygg, rättvis och inspirerande arbetsplats – men visst kan det kännas som att det är mycket att hålla reda på ibland? Lagar och regler kanske inte alltid låter så spännande, men de är där för att stötta dig i att bygga en arbetsmiljö där både verksamheten och medarbetarna trivs och utvecklas.

Oavsett om du precis har anställt din första medarbetare eller driver en växande organisation, finns det vissa saker du behöver ha koll på. Med rätt rutiner på plats är det enklare än du tror att både följa lagen och skapa en arbetsplats som alla är stolta över. Här får du en översikt som hjälper dig på vägen!

Krav vid 1–5 anställda

Som arbetsgivare med mellan 1 och 5 anställda omfattas du av flera viktiga lagar och regler som är utformade för att skapa en trygg och rättvis arbetsmiljö. Dessa krav ligger till grund för att säkerställa lika möjligheter för alla medarbetare och förebygga risker på arbetsplatsen. Här är de centrala punkterna du behöver känna till:

Diskriminering och jämställdhet

Enligt Diskrimineringslagen är det ditt ansvar att arbeta aktivt för att motverka diskriminering och främja jämställdhet. Detta innebär att du regelbundet ska granska och åtgärda eventuella obalanser i frågor som löner, arbetsvillkor och rekryteringsprocesser. Du måste också säkerställa att det inte finns några osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män, även om det inte är ett lagkrav att genomföra en dokumenterad lönekartläggning förrän vid 10 anställda.

Arbetsmiljö

Ett systematiskt arbetsmiljöarbete enligt Arbetsmiljölagen är en grundläggande del av ditt ansvar som arbetsgivare. Detta innebär att du behöver identifiera och hantera risker i arbetsmiljön genom riskbedömningar och regelbundna uppföljningar. Dessutom ska du ha tydliga rutiner för att förebygga och hantera kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier. Dokumentation av detta arbete är avgörande för att visa att du följer lagen.

Brandskydd och krishantering

Brandskyddet på arbetsplatsen måste planeras och dokumenteras enligt lagen om skydd mot olyckor (SRVFS 2004:3). Det är viktigt att utbilda din personal i hur man hanterar brandrisker och att regelbundet se över och förbättra skyddet. Du behöver även ha riktlinjer för första hjälpen och krisstöd enligt AFS 2023:2 för att kunna agera snabbt och effektivt vid olyckor eller andra akuta situationer.

Personuppgifter

Hanteringen av anställdas personuppgifter måste följa GDPR. Detta innebär att du behöver ha tydliga rutiner för hur information samlas in, lagras och används. Det är också viktigt att informera de anställda om deras rättigheter och säkerställa att deras integritet skyddas på bästa sätt.

Ytterligare krav när verksamheten växer

När antalet anställda i din organisation ökar, ställs ytterligare krav på dig som arbetsgivare. Här är en översikt över vad som gäller vid olika trösklar:

5–9 anställda

När din organisation växer till mellan 5 och 9 anställda blir det obligatoriskt att utse ett skyddsombud. Skyddsombudet representerar de anställdas intressen i arbetsmiljöfrågor och deltar i arbetet för att skapa en säkrare arbetsmiljö. Det är också viktigt att samverka med dina medarbetare och inkludera deras synpunkter i arbetsmiljöarbetet.

10–24 anställda

Vid denna nivå behöver du upprätta en arbetsmiljöpolicy som tydligt beskriver hur arbetsmiljöarbetet ska bedrivas och vem som ansvarar för olika delar av processen. Dessutom ska du dokumentera den årliga lönekartläggningen och skapa en plan för att åtgärda eventuella osakliga löneskillnader. Att införa en alkohol- och drogpolicy är också en rekommenderad åtgärd för att säkerställa en trygg och säker arbetsplats.

25+ anställda

När din verksamhet har 25 eller fler anställda behöver du dokumentera arbetet med aktiva åtgärder mot diskriminering. Detta arbete ska visa hur du aktivt arbetar för att främja jämställdhet och förebygga diskriminering. Du ska även ge dina anställda möjlighet att utse två personalrepresentanter till företagets styrelse för att öka deras inflytande i strategiska beslut.

50+ anställda

Vid denna storlek på organisationen är det obligatoriskt att inrätta en arbetsmiljökommitté där både arbetsgivare och arbetstagare är representerade. Kommittén ska regelbundet träffas för att diskutera och utveckla arbetsmiljön. Du behöver också skapa interna rapporteringskanaler för visselblåsning, vilket är ett effektivt sätt att identifiera och hantera oegentligheter. Slutligen bör du erbjuda ett vilorum eller en plats där medarbetare kan återhämta sig vid behov.

Så håller du dig uppdaterad

Lagstiftningen förändras kontinuerligt, och det är viktigt att du som arbetsgivare håller dig uppdaterad. Vi kommer att hjälpa dig att säkerställa att du inte missar några viktiga ändringar. Branschspecifika krav och kollektivavtal kan medföra ytterligare skyldigheter som du bör vara medveten om så håll koll på ditt kollektivavtal och eventuella branschkrav.

Behöver du hjälp att komma vidare? Kontakta oss, så hjälper vi dig att efterleva reglerna. Ett proaktivt HR-arbete är inte bara ett sätt att följa lagen – det bidrar även till en hållbar och framgångsrik arbetsplats.