Rekryteringsprocess: Guide och mallar för att hitta rätt kompetens

Innehållsförteckning

• Vad är en rekryteringsprocess?
• Rekryteringsprocess steg för steg
• Rekrytering vs bemanning – när passar vad?
• Tips för en framgångsrik rekryteringsstrategi
• Rekryteringsverktyg som förenklar processen
• Vanliga frågor om rekrytering
• Kom igång med professionell rekrytering

Vad är en rekryteringsprocess?

En rekryteringsprocess är den strukturerade metod som företag använder för att identifiera, attrahera och anställa personer med den kompetens som organisationen behöver. En genomtänkt rekryteringsstrategi är grundläggande för att säkerställa att ni hittar rätt kandidater och undviker kostsamma felrekryteringar.

En lyckad rekryterings börjar alltid med en tydlig förståelse för vad organisationen verkligen behöver. Det handlar inte bara om att fylla en vakans, utan om att hitta personer som kan bidra till företagets långsiktiga mål och kultur.

Rekryteringsprocess steg för steg

För att lyckas med rekrytering till ditt företag bör du följa en strukturerad process. Här är en rekryteringsprocess steg för steg som guidar dig till ett framgångsrikt resultat:

1. Behovsanalys

Börja med att identifiera vilka kompetenser som saknas i företaget och vad ni behöver tillföra. Detta är grundläggande för att rekrytera rätt kompetens och försäkra er om att den nya tjänsten verkligen fyller ett befintligt behov.

2. Kravprofilsframtagning

Utforma en tydlig kravprofil som specificerar utbildnings-, erfarenhets- och kunskapskrav för tjänsten. En välformulerad mall för kravprofil vid rekrytering hjälper er att förbli objektiva under hela processen och säkerställer att alla inblandade har samma bild av den ideala kandidaten.

3. Annonsering

Skapa en attraktiv jobbannons baserad på kravprofilen och publicera den i relevanta kanaler. Hur skriver man en jobbannons som sticker ut? Fokusera på både arbetsuppgifter och vad ni erbjuder som arbetsgivare. En lockande annons är nyckeln till att attrahera kvalificerade sökande.

Enligt Arbetsförmedlingen är en tydlig och attraktiv jobbannons avgörande för att nå rätt målgrupp, samt att annonser som beskriver företagskulturen får fler relevanta ansökningar.

4. Urval av kandidater

När ansökningarna börjar komma in, använd kravprofilen som utgångspunkt för att välja ut de mest intressanta kandidaterna. Wndys checklista för rekrytering är ett värdefullt stöd i detta steg för att säkerställa en konsekvent bedömning.

5. Intervjuer

Genomför först telefonintervjuer för att snabbt få en överblick över kandidaterna, följt av djupintervjuer med de mest lovande. För att garantera en objektiv rekrytering är det viktigt att ställa samma frågor till alla kandidater och att fler än en person deltar i intervjuerna för att få olika perspektiv. Ladda ned Wndys mall för intervjufrågor genom att skapa ett konto. 

6. Tester och bakgrundskontroll

Arbetspsykologiska tester kan ge värdefull insikt om en kandidats förmågor och beteenden som kanske inte framkommer under intervjun. En grundlig bakgrundskontroll säkerställer dessutom att all information från kandidaten stämmer, vilket är en viktig del av en noggrann kompetensbaserad rekrytering.

Psykologförbundet betonar vikten av att endast använda validerade testmetoder i rekryteringssammanhang för att säkerställa träffsäkra resultat och rättvis bedömning av kandidater.

7. Anställning och onboarding

Det sista steget i rekryteringsprocessen är att skriva anställningsavtal och påbörja anställningen. Onboarding av nyanställda är lika viktig som själva rekryteringen och avgörande för den nya medarbetarens framgång i organisationen.

Rekrytering vs bemanning – när passar vad?

Att förstå skillnaden mellan rekrytering jämfört med bemanning hjälper dig att välja rätt strategi för ditt personalbehov:

• Rekrytering är bäst lämpad när företaget har ett långsiktigt kompetensbehov och vill anställa personal direkt i den egna organisationen.
• Bemanning är mer fördelaktigt vid tillfälliga behov som sjukdom, ledighet, arbetstoppar eller specifika projekt.

Enligt Svenskt Näringsliv är en genomtänkt strategi för kompetensförsörjning avgörande för företags långsiktiga konkurrenskraft. Valet mellan dessa två metoder beror på din specifika situation och långsiktiga personalstrategi.

Tips för en framgångsrik rekryteringsstrategi

Här är några värdefulla rekryteringstips för att förbättra era resultat:

• Kandidatupplevelsen i fokus – Behandla alla kandidater med respekt och professionalitet. Positiva kandidatupplevelser stärker ert arbetsgivarvarumärke, oavsett om kandidaten får jobbet eller inte.
• Fördomsfri rekrytering – Arbeta aktivt med att motverka fördomar och omedveten partiskhet i rekryteringsprocessen. En fördomsfri rekrytering ger er tillgång till en större talangpool och främjar mångfald på arbetsplatsen.
• Förberedelser är nyckeln – Var väl förberedd i alla steg av rekryteringsprocessen. Strukturerade intervjuer och tydliga bedömningskriterier ökar sannolikheten att hitta rätt person.
• Välj urvalsmetoder med omsorg – Olika roller kan kräva olika typer av bedömningsmetoder. Anpassa er process efter den specifika tjänsten ni rekryterar till.

Rekryteringsverktyg som förenklar processen

Det finns många verktyg för rekrytering som kan effektivisera och professionalisera din process. Wndy erbjuder bland annat:

• Mallar för kravprofiler och arbetsbeskrivningar
• Intervjumallar med strukturerade frågor
• Checklistor för att säkerställa att inga steg missas
• Verktyg för referenstagning
• Onboardingmallar för nyanställda

Med dessa rekryteringsmallar minimerar ni risken för felrekryteringar och säkerställer en konsekvent och professionell process.

Vanliga frågor om rekrytering

Hur mycket kostar en felrekrytering?

En felrekrytering kan kosta så mycket som 1-3 årslöner när man räknar in alla kostnader för rekrytering, upplärning, lägre produktivitet och eventuell avveckling. Detta understryker vikten av en noggrann rekryteringsprocess.

Hur långt i förväg bör man påbörja en rekryteringsprocess?

Generellt bör man räkna med 2-3 månader från behovsanalys till tillträde. För mer seniora eller specialiserade roller kan processen ta längre tid, medan enklare tjänster kan gå snabbare.

Hur skapar man en effektiv rekryteringsstrategi för ett mindre företag?

Mindre företag bör fokusera på att tydligt definiera sin företagskultur och de unika fördelar de kan erbjuda. Var specifik med vilken kompetens ni behöver och använd era befintliga nätverk. Kvalitet går före kvantitet när det gäller ansökningar.

Vad ska man tänka på vid intern rekrytering?

Vid intern rekrytering är det viktigt att följa samma strukturerade process som vid extern rekrytering. Se till att processen är transparent och kommunicera tydligt med alla interna kandidater för att upprätthålla förtroendet.

Hur kan man mäta effektiviteten i sin rekryteringsprocess?

Använd nyckeltal som tid till tillsättning, kostnad per rekrytering, kvalitet på anställningar (prestationer efter 6-12 månader) och kandidatnöjdhet för att mäta och förbättra er rekryteringsprocess.

Kom igång med professionell rekrytering

Vill du veta mer om hur du kan utveckla en framgångsrik rekryteringsstrategi för ditt företag? Wndy hjälper er att ta fram en genomtänkt rekryteringsprocess som är utformad efter era verksamhetsmål.

Våra HR-experter guidar er genom hela rekryteringsprocessen för att underlätta företagets talangförsörjning och säkerställa att ni attraherar och behåller rätt kompetens.

Behöver du hjälp med andra delar av HR-arbetet? Wndy erbjuder också hjälp med HR-årshjul för att planera rekryteringar, medarbetarsamtal för att utveckla befintlig personal, personalhandbok för att tydliggöra rutiner och policyer, samt stöd kring arbetsgivarvarumärke för att attrahera de bästa talangerna.