Lönerevision: Guide till rättvis och effektiv process

Sammanfattning

Lönerevisionen är en av årets viktigaste HR-processer för att attrahera, behålla och motivera medarbetare. Denna guide ger chefer och HR-ansvariga en strukturerad metod för att hantera lönerevision och individuell lönesättning på ett rättvist och effektivt sätt.

Vill du spara tid och minska risken för misstag i er lönerevision?
Skapa en tydlig och rättvis löneprocess med mallar, checklistor och expertråd från Wndy.

Skapa ett konto

Innehållsförteckning

• Olika metoder för lönesättning
• Värdet av en tydlig lönepolicy
• Lönestrategi och lönekriterier
• Löneutrymme och fördelning
• 8 steg i en lyckad lönerevisionsprocess
• Lönesamtal och lönebesked
• Rättvisa och jämställda löner
• Vanliga frågor om lönerevision

Olika metoder för lönesättning

Individuell lönesättning

Individuell lönesättning innebär att lönen bestäms utifrån varje medarbetares prestation, kompetens och erfarenhet. Denna metod erbjuder flera fördelar:

• Anpassning efter individen: Löner kan sättas utifrån varje medarbetares unika förmågor och bidrag till verksamheten.
• Flexibilitet för företaget: Ger större möjlighet att anpassa lönestrukturen efter marknadsläget och företagets ekonomiska situation.

Generella lönepåslag

Vid generella lönepåslag får alla medarbetare ett fast lönepåslag, vanligtvis i form av ett fast belopp (kronpåslag) eller procentuellt påslag. Denna metod:

• Tar inte hänsyn till individuella prestationer eller erfarenhet.
• Inkluderar sällan lönesamtal eller utvecklingssamtal som en del av processen.

Tarifflöner

Tarifflöner innebär en fastställd lönestruktur där lönen baseras på faktorer som:

• Tjänsteår
• Erfarenhet
• Utbildning

Denna metod används framför allt i yrken där arbetsuppgifterna är likartade och individuella prestationer har mindre inverkan. Exempel på yrken med tarifflöner är flygledare och piloter.

Värdet av en tydlig lönepolicy

En tydlig lönepolicy fungerar som en riktlinje för både chefer och medarbetare och bidrar till en transparent och rättvis löneprocess. Utan en lönepolicy kan det uppstå oklarheter kring hur löner sätts, vilket kan leda till missnöje och misstro.

Syftet med en lönepolicy:

• Styra verksamheten mot uppsatta mål
• Främja kompetensförsörjning och personalutveckling
• Visa hur medarbetare genom prestation kan påverka sin lön
• Säkerställa en rättvis och transparent lönerevisionsprocess
• Uppfylla kraven i lönetransparensdirektivet på att informera anställda om vilka bestämmelser och praxis om löner som tillämpas i verksamheten

En välformulerad personalhandbok där lönepolicyn ingår skapar tydlighet för hela organisationen kring era löneprinciper.

Lönestrategi och lönekriterier

En fungerande lönerevisionsprocess börjar med att fastställa en tydlig lönestrategi. Strategin underlättar lönesättningen och skapar klarhet för hela organisationen. Den fastställer:

• Företagets önskade löneläge i förhållande till marknaden
• Vilka lönekriterier som chefer använder vid lönesättning och revidering

Lönekriterierna hjälper till att bedöma varje medarbetares bidrag till företagets framgång. Syftet är att tydliggöra vad som påverkar lönen och skapa en enhetlig bedömningsgrund. Väl definierade kriterier gör det möjligt att belöna beteenden och kompetenser som är viktiga för organisationen och ger medarbetarna förståelse för hur de kan påverka sin löneutveckling.

Tips för effektiva lönekriterier:

• Sätt relevanta och tydliga kriterier
• Involvera medarbetarna i att ta fram lönekriterierna

Löneutrymme och fördelning

Löneutrymme, ibland kallat lönepott, är den budget som avsätts för löneökningar varje år. Detta uttrycks ofta i procent. Om kollektivavtal finns styrs löneutrymmet ofta av centrala avtal, men vid sifferlösa avtal kan det bestämmas fritt.

Faktorer som kan påverka löneutrymmet inkluderar:

• ”Märket” från centrala förhandlingar
• Företagets ekonomiska utveckling
• Marknadsläget

En tydlig process för hur löneutrymmet bestäms och kommuniceras till medarbetarna ökar förståelsen och acceptansen för processen. Efter att löneutrymmet fastställts för hela företaget bör man:

1. Identifiera behov av eventuell ojämn fördelning mellan avdelningar baserat på kompetensbehov eller särskilda fokusområden
2. Om inga särskilda behov finns, fördela löneutrymmet baserat på prestation enligt lönekriterierna

8 steg i en lyckad lönerevisionsprocess

En väl genomtänkt och strukturerad process bidrar till ökad transparens och engagemang bland medarbetarna. För att lyckas med din lönerevision kan du använda dig av dessa åtta steg och sammanfatta dem i en lönerevisionsprocess som ni delar med alla lönesättande chefer. Det är också viktigt att alla steg tydligt förklaras i lönepolicyn.

1. Lönestrategi och kriterier: Förankra strategin och definiera tydliga lönekriterier för lönesättningen.
2. Löneutrymme: Fastställ årets budget för lönerevision.
3. Tidsplan: Upprätta en detaljerad tidsplan för lönerevisionsprocessen som kan kommuniceras både till chefer och medarbetare.
4. Kommunikation: Informera såväl lönesättande chefer som medarbetare om processen och kriterierna.
5. Lönesamtal: För dialog med medarbetarna om prestation och lön.
6. Allokering av löner: Säkerställ att löneutrymmet fördelas enligt fastställda kriterier.
7. Kalibrering: Jämför och justera lönerna för att undvika osakliga skillnader.
8. Lönebesked och utbetalning: Kommunicera löneändringar tydligt och professionellt och säkerställ att medarbetarna förstår hur deras lön är satt.

Om ditt företag har kollektivavtal behöver du även förhandla med facket enligt MBL (Medbestämmandelagen). En strukturerad process med tydliga steg hjälper er att genomföra en årlig HR-revision där löneprocessen granskas och förbättras kontinuerligt.

Lönesamtal och lönebesked

Effektiva lönesamtal

Lönesamtalet är en central del av lönerevisionsprocessen och syftar till att ge medarbetaren möjlighet att framföra sina förväntningar på löneutveckling, baserat på argument om sina insatser och bidrag till verksamheten under året. Chefen presenterar i sin tur sin bedömning av medarbetarens prestation och klargör vilka förväntningar som är rimliga, till exempel med hänsyn till det årliga löneutrymmet.

Företag med kollektivavtal kan ha skyldighet att erbjuda lönesamtal enligt avtalet. Även företag utan kollektivavtal bör prioritera lönesamtal, eftersom de bidrar till att medarbetarna upplever lönerevisionsprocessen som mer rättvis och transparent. Lönesamtal mellan lönesättande chef och medarbetare bör därför vara en given del av processen.

Strukturerade medarbetarsamtal under året lägger också en bra grund för lönesamtalen genom att kontinuerligt följa upp prestationer och utveckling.

Tydliga lönebesked

När alla löner är kalibrerade och slutgiltigt godkända ska varje medarbetare informeras om sin nya lön. Vid lönebeskedet är det avgörande att tydligt motivera hur lönen har satts, så att medarbetaren förstår processen och hur denne kan påverka sin framtida löneutveckling. Detta skapar en upplevelse av rättvisa och transparens.

Forskning från Unionen visar att förtroende för chefens bedömning och upplevelsen av rättvisa i processen ofta väger tyngre än själva lönebeloppet. Därför är det viktigt att:

• Förbereda sig inför lönebeskedet
• Kunna ge en tydlig motivering till lönen
• Visa hur medarbetaren kan påverka sin löneutveckling framåt

Rättvisa och jämställda löner

För att säkerställa rättvisa och jämställdhet i lönesättningen är följande åtgärder avgörande:

• Lönekartläggning: Genomför årliga analyser av löneskillnader mellan kvinnor och män för att identifiera och åtgärda osakliga skillnader. En systematisk lönekartläggning är dessutom ett lagkrav för alla arbetsgivare.
• Medvetenhet: Undvik att låta fördomar eller personliga relationer påverka lönebeslut. Basera lönesättningen på tydliga kriterier och fakta.
• Jämlika möjligheter: Skapa en inkluderande arbetsplats där alla medarbetare har samma chans att påverka sin lön och utvecklas i sin roll.

Skillnader i prestation ska ge skillnader i lönepåslag. Men var noga med att inte fördela baserat på kön eller för att du har en nära relation till personen. Gör en lönekartläggning, en strukturerad bedömning som du kan dela med dina medarbetare och med ledning. Om du arbetar aktivt med jämställda löner så kommer företaget och kulturen att gynnas och du undviker att behöva justera osakliga skillnader.

Behöver ni hjälp med er lönerevision?
En framgångsrik lönerevisionsprocess kräver tydlighet, transparens och kontinuerlig dialog. Saknar ni en tydlig process kan det leda till tuffa samtal och missnöjda medarbetare. Wndys HR-experter har lång erfarenhet av att designa löneprocesser som ökar både transparens och engagemang på arbetsplatsen.

Vanliga frågor om lönerevision

Hur ofta bör lönerevision genomföras?

Lönerevision genomförs vanligtvis en gång per år, men tidpunkten kan variera beroende på bransch och företag. Många organisationer kopplar lönerevisionen till verksamhetsåret för att kunna ta hänsyn till företagets resultat. HR-årshjulet kan hjälpa er planera in lönerevisionen vid rätt tidpunkt i förhållande till andra HR-aktiviteter.

Vilken information bör delas med medarbetarna före lönerevisionen?

Medarbetarna bör informeras om tidsplanen för lönerevisionen, vilka lönekriterier som används, hur stort löneutrymmet är och hur processen går till. Transparent kommunikation om processen ökar förståelsen och acceptansen.

Hur hanterar man missnöje med lönepåslag?

Missnöje med lönepåslag hanteras bäst genom tydlig kommunikation kring hur lönen har satts och vilka kriterier som har använts. Fokusera på fakta och ge konkreta exempel på vad medarbetaren kan göra för att påverka sin lön framåt.

Behöver man ha lönesamtal även om man tillämpar kollektivavtal?

Ja, även med kollektivavtal är lönesamtal viktiga. Många kollektivavtal kräver dessutom att lönesamtal genomförs. Samtalen bidrar till transparens och ger medarbetaren möjlighet att förstå hur lönen sätts.

Hur säkerställer man jämställda löner i lönerevisionen?

Jämställda löner säkerställs genom att genomföra årliga lönekartläggningar, använda objektiva lönekriterier och noggrant kalibrera lönerna för att undvika osakliga skillnader mellan könen. Löneanalyser bör göras både före och efter lönerevisionen.

Hur kopplar man prestationsbaserad lönesättning till företagets mål?

Prestationsbaserad lönesättning kopplas till företagets mål genom att utforma lönekriterier som tydligt relaterar till organisationens övergripande strategi och mål. På så sätt blir lönesättningen ett verktyg för att styra verksamheten i önskad riktning.

Vad är skillnaden mellan lönesamtal och löneförhandling?

Lönesamtal är en dialog mellan chef och medarbetare om prestation och lön, medan löneförhandling oftast sker mellan arbetsgivare och fackliga representanter. I ett lönesamtal presenterar chefen sin bedömning, men det finns vanligtvis begränsat utrymme för förhandling på individnivå, särskilt i företag med kollektivavtal.