Semester för arbetsgivare: Allt du behöver veta

Innehållsförteckning

• Semesterår och intjänandeår
• Semesterlön och beräkningsmetoder
• Förskottssemester för nyanställda
• Obetald semester
• Sparade semesterdagar
• Semesterpolicy för företag
• Mallar och dokument
• Vanliga frågor om semester

Semesterår och intjänandeår enligt semesterlagen

Semesteråret i Sverige löper från 1 april till den 31 mars det följande året. Enligt semesterlagen har en anställd rätt till minst 25 semesterdagar under denna period, oavsett ålder eller anställningsform, förutsatt att denne har arbetat ett helt intjänandeår.

Intjänandeåret är det år som semesterdagarna tjänas in och utgör den närmaste tiden före ett semesterår. Medarbetare har rätt till 4 veckors sammanhängande semesterledighet under tidsspannet juni till augusti vilket räknas som den period där huvudsemestern oftast faller in.

Semesterlagen reglerar minimum antal semesterdagar i Sverige, däremot kan rätten till fler semesterdagar eller andra överenskommelser gällande semester avtalas i kollektivavtal eller anställningsavtal. Läs mer om semesterlagen på riksdagens webbplats.

Arbetsgivarens ansvar för semesterförläggning

Som arbetsgivare är du skyldig att förlägga minst 20 semesterdagar per år för varje medarbetare, förutsatt att medarbetaren har hunnit tjäna in dessa året innan. Tanken är att varje medarbetare ska få möjlighet till återhämtning. Som arbetsgivare är det också viktigt att förebygga att en stor semesterskuld byggs upp.

Under ett intjänandeår tjänar även deltidsanställda in 25 semesterdagar, men dagarna utgör ett mindre värde baserat på dennes individuella deltidsmått. Om medarbetaren är anställd på 50% utgör semesterlönen halva summan av en heltidslön. Det innebär att den deltidsanställda kan ta ut 25 dagar ledigt men får en semesterlön som är proportionell med dennes sysselsättningsgrad.

För att säkerställa att du som arbetsgivare hanterar semester på ett korrekt sätt kan du använda professionella HR-mallar. Det är även bra att informera alla medarbetare om vilka rättigheter men även skyldigheter de har när det gäller semester. Det kan med fördel inkluderas i en Personalhandbok.

Hur du beräknar semesterlön

Semesterlönen beräknas olika beroende på om du som arbetsgivare är bunden av kollektivavtal eller inte. Enligt semesterlagen kan medarbetaren få semesterlönen beräknad enligt två olika sätt: sammalöneregeln eller procentregeln.

Sammalöneregeln för fast anställda

Semesterlön enligt sammalöneregeln för en medarbetare som är fast anställd innebär att medarbetaren har en bibehållen månadslön under ledigheten, med ett ytterligare semestertillägg på 0.43% för varje betald semesterdag. Om semestern regleras i ett kollektivavtal medför det i regel ett högre tillägg på cirka 0.8%.

Procentregeln för rörliga löner

Procentregeln för semester används när lönen inte är fastställd vecko- eller månadsvis, om lönen utgörs av minst 10% rörliga delar eller om sysselsättningsgraden varierar under året. Enligt procentregeln utgör semesterlönen 12% på den förfallna lönen under intjänandeåret. Även under procentregeln kan kollektivavtal ge rätt tillett högre tillägg än de 12% som anges i semesterlagen. 

Semesterersättning vid anställningens slut

Semesterersättning är en ytterligare semesterförmån men skiljer sig från semesterlön, då det är en utbetalning av den intjänade semester som medarbetaren inte hunnit ta ut innan anställningen avslutas.

Förskottssemester för nyanställda

En medarbetaresom är nyanställd och har separat intjänande och semesterår, får inte betald semesterledighet samma år, utan först semesteråret efter. Du som arbetsgivare kan däremot bevilja förskottssemester vilket innebär att medarbetaren får behålla sin ordinarie lön under de obetalda semesterdagar som de har rätt till enligt lag.

Förskottssemester är inget som företag är skyldiga att erbjuda om det inte ingår i ett kollektivavtal, men det är vanligt att företag erbjuder denna förmån. Istället för avdrag på de obetalda semesterdagarna som medarbetarna tar ut så uppstår en skuld till dig som arbetsgivare. Om medarbetaren säger upp sig inom 5 år, blir medarbetaren  skyldig att betala tillbaka denna skuld. Skulden skrivs dock av efter 5 år.

Obetald semester det första året

Medarbetaren har alltid rätt till obetald semester det första anställningsåret, oavsett om denne inte har tjänat in semesterlön i form av betalda semesterdagar. Det innebär att de semesterdagar som din medarbetare vill ta ut kommer att vara obetalda.

Medarbetare har alltid rätt att avstå obetald semester, däremot bör de lämna besked huruvida de önskar att ta ut de obetalda semesterdagarna eller inte. Om medarbetaren väljer att ta ut obetald semester så kommer du som arbetsgivare göra ett löneavdrag på dennes månadslön.

Sparade semesterdagar enligt lagen

Varje medarbetare har möjlighet att spara de semesterdagar som överstiger de 20 dagar som årligen måste förläggas. Det innebär att sparade semesterdagar enligt lag högst kan uppgå till en vecka (5 dagar) för varje semesterår.

Medarbetaren har rätt att besluta om hur många av dessa dagar de vill spara varje år och har rätt till att spara dem i upp till 5 år, det vill säga totalt 25 sparade semesterdagar. Kollektivavtal och enskilda avtal mellan medarbetare och arbetsgivare som medför fler än 25 semesterdagar reglerar även hur de återstående dagarna kan sparas alternativt om de ska förläggas som en ledighet årligen.

För arbetsgivare kan det vara fördelaktigt att ha en tydlig semesterpolicy som reglerar att medarbetaren måste ta ut sina 20 dagar varje år och sätter gränser för antalet sparade dagar. Detta kan bidra till att undvika att för mycket semesterdagar sparas upp, vilket kan leda till stora semesterskulder för företaget. Genom att säkerställa att medarbetaren tar ut sina dagar årligen kan arbetsgivare bättre planera bemanning och undvika att medarbetare sparar upp så många dagar att de orsakar problem för verksamheten längre fram. Dessutom kan en tydlig policy främja en bättre balans mellan arbete och fritid för medarbetarna, vilket bidrar till ökad välmående och produktivitet på lång sikt.

Skapa en semesterpolicy för ditt företag

Det kan vara bra att tydliggöra vilka regler som är lagstadgade och vad företaget erbjuder i övrigt när det kommer till semester. Regler och rutiner på ett företag kan sammanfattas i en semesterpolicy så att alla medarbetare känner till:

• Lagstadgade rättigheter/alternativt rättigheter enligt kollektivavtalet
• Hur många dagars semester som måste tas ut varje år
• Hur många dagar som får sparas
• Hur ansökan om semester går till
• Hur många dagar som erbjuds en medarbetare som börjar mitt i ett intjänandeår
• Om förskottssemester erbjuds eller inte
• Hur uttag av sparade dagar går till

En tydlig semesterpolicy hjälper dig som arbetsgivare att undvika missförstånd och säkerställa att semesterlagen följs korrekt. 

Dokument & mallar för semesterhantering

I Wndys plattform får du tillgång till dokument och HR-mallar för semester:

• Semester och semesterlön
• Semester & semesterlön (ENG)
• Semesterlista
• Semesterpolicy
• Semesterpolicy (ENG)

Dessa verktyg hjälper dig som arbetsgivare att administrera semester enligt lagkrav och skapa tydliga rutiner för dina medarbetare. För kompletterande stöd inom personaladministration kan även personalhandbok och lagkravskollen vara värdefulla resurser.

Vanliga frågor om semester

Vad är skillnaden mellan semesterår och intjänandeår?

Semesteråret löper från 1 april till 31 mars och är den period då semester ska tas ut. Intjänandeåret är den föregående perioden då medarbetaren tjänar in rätten till semesterdagar genom att arbeta.

Hur många semesterdagar har en medarbetare rätt till enligt semesterlagen?

Enligt semesterlagen har alla anställda rätt till minst 25 semesterdagar per semesterår, oavsett ålder eller anställningsform. Som arbetsgivare måste du förlägga minst 20 av dessa dagar årligen.

Vad gäller för deltidsanställdas semesterlön?

Deltids semesterlön beräknas proportionellt mot sysselsättningsgraden. En deltidsanställd på 50% får samma antal semesterdagar (25 dagar) men semesterlönen utgör hälften av en heltidsanställds lön.

Är förskottssemester obligatoriskt att erbjuda?

Förskottssemester är inte obligatoriskt enligt semesterlagen om det inte ingår i kollektivavtal. Som arbetsgivare kan du välja att erbjuda denna förmån för att attrahera och behålla medarbetare.

Hur länge kan medarbetare spara semesterdagar?

Medarbetare kan spara upp till 5 semesterdagar per semesterår i maximalt 5 år, totalt 25 sparade semesterdagar. Som arbetsgivare bör du ha rutiner för att hantera sparade semesterdagar systematiskt.

Vilken beräkningsmetod ska jag använda för semesterlön?

Sammalöneregeln används för fast anställda med bibehållen månadslön plus 0.43% tillägg per dag. Procentregeln på 12% används vid rörlig lön eller varierande sysselsättningsgrad. Kollektivavtal kan ge högre procentsatser. 

Vad ska ingå i vår semesterpolicy?

En semesterpolicy bör innehålla lagstadgade rättigheter, företagets regler för ansökan och uttag, information om förskottssemester, hantering av sparade semesterdagar och rutiner för semesterplanering.

Måste vi som arbetsgivare följa semesterlagens semesterår, eller kan vi istället tillämpa kalenderår?

Nej, ni måste inte följa semesterlagens semesterår (1 april–31 mars). Som arbetsgivare har ni möjlighet att tillämpa kalenderår (1 januari–31 december) eller ett annat 12-månadersintervall, så länge det är tydligt reglerat i anställningsavtal eller kollektivavtal. Det viktiga är att semesteråret är konsekvent och tydligt definierat. Tänk på att eventuella förändringar ska kommuniceras i god tid och att övergången hanteras korrekt för att inte påverka arbetstagarnas rättigheter.

Varför kan det vara en fördel att ha sammanfallande intjänandeår och semesterår?

Att ha ett sammanfallande intjänandeår och semesterår – till exempel kalenderår – kan förenkla både administrationen och kommunikationen kring semester. Det blir tydligare för både arbetsgivare och medarbetare när semesterdagar tjänas in och när de kan tas ut, vilket minskar risken för missförstånd. Dessutom slipper ni hantera semester som ”ligger efter” ett helt år, vilket ofta kräver mer manuell hantering och kan skapa oklarheter vid anställningsstarter, avslut eller förändringar i sysselsättningsgrad.

Sammanfattning för arbetsgivare

Som arbetsgivare har du både rättigheter och skyldigheter när det gäller semester enligt semesterlagen. Genom att förstå reglerna för semesterår och intjänandeår, beräkna semesterlön korrekt och skapa tydliga policyer kan du säkerställa både lagefterlevnad och nöjda medarbetare.

En välstrukturerad semesterpolicy och professionella HR-mallar för semester underlättar administrationen betydligt. För företag som vill utveckla sitt HR-arbete systematiskt kan arbetsmiljöarbete och företagskultur vara värdefulla komplement till semesterhanteringen.