Medarbetarsamtal: Vägen till engagerade medarbetare

Medarbetarsamtal är återkommande avstämningar mellan chef och medarbetare som syftar till att engagera medarbetaren i företagets mål, utveckla kompetenser och skapa en plan för framgång. Genom välplanerade utvecklingssamtal kan du inspirera dina medarbetare att göra sitt allra bästa, växa i sina roller och trivas på jobbet.

Vill du veta mer om våra verktyg för medarbetarsamtal och hur Wndy kan göra ditt HR-arbete enkelt, effektivt och tryggt?

Innehållsförteckning

Vad innebär ett medarbetarsamtal?
Vad bör man ta upp i ett medarbetarsamtal?
Sju tips för framgångsrika medarbetarsamtal
Digitala verktyg för medarbetarsamtal
Vanliga frågor om medarbetarsamtal

Vad innebär ett medarbetarsamtal?

Medarbetarsamtal, utvecklingssamtal eller feedback-samtal – oavsett vad man kallar de återkommande avstämningarna mellan chef och medarbetare är syftet med dessa samtal att engagera medarbetaren i företagets mål, utveckla medarbetaren och lägga en plan för hur medarbetaren kan bidra till företagets framgång.

Olika former av medarbetarsamtal

Det finns olika former av medarbetarsamtal:

Kontinuerliga avstämningar som görs mellan chef och medarbetare över året
Årligt medarbetarsamtal där man djupdyker i mål och utvecklingsplan

Genom att kombinera kontinuerlig avstämning med mer formella samtal säkerställer du som chef att det byggs en stark mål- och feedbackkultur. Detta skapar hållbara resultat även för företaget.

Syfte med medarbetarsamtal

Själva målet med medarbetarsamtalet är att:

Ge feedback på prestationen
Utvärdera och uppdatera målen
Lägga en utvecklingsplan för hur man kan hjälpa medarbetaren att nå målen
Skapa målstyrda samtal som driver både individuell och organisatorisk framgång

Vad bör man ta upp i ett medarbetarsamtal?

Vad ska man säga på ett medarbetarsamtal? För att hålla strukturerade och effektiva samtal bör du följa en tydlig agenda. Här är de viktigaste områdena att fokusera på:

Nuläge

Att börja medarbetarsamtalet med en avstämning av nuläget ger både dig och medarbetaren en möjlighet att reflektera över de aktuella omständigheterna som påverkar medarbetarens prestation. Det är särskilt fyra områden som kan vara bra att stämma av då de har stor inverkan på medarbetarens prestation.

Förutsättningar

Genom att ge medarbetare de förutsättningar de behöver för att lyckas skapar man högre engagemang och en högpresterande miljö på arbetsplatsen. Alla individer är olika, så det är viktigt att förstå vad som driver just din medarbetare till att prestera sitt bästa.

Förutsättningar kan handla om verktyg och resurser, tydlighet kring ansvar, roll och kommunikation. Exempel på frågor till medarbetarsamtal inom detta område kan vara:

Tycker du att det är tydligt vad som förväntas av dig i ditt jobb?
Vad har du för förväntningar på mig som chef?
Känner du att ditt arbete är meningsfullt?
Känner du att du bidrar till att nå företagets mål?

Försök att genom öppna frågor nå fram till medarbetarna och få dem att beskriva sina behov och vad du som chef kan stötta dem med.

Arbetsmiljö

Det är ditt ansvar som chef att se till att medarbetaren har en bra arbetsmiljö. Det är även medarbetarens ansvar att bidra till en bra arbetsmiljö och att samverka för att den ska bli bra.

Exempel på frågor till medarbetarsamtal om arbetsmiljö:

Känner du dig uppskattad på jobbet?
Anser du att arbetsmiljön är fri från trakasserier och mobbning?
Tycker du att arbetstiden räcker till för att utföra ditt arbete?
Vad gör dig stressad och orolig på jobbet och varför?

Genom att stämma av medarbetarens syn på arbetsmiljön och hur den påverkar välmåendet och prestationen skapar du en möjlighet att agera proaktivt.

Ledarskap

Forskning visar att den närmaste chefen har i särklass störst påverkan på medarbetarnas engagemang. Högt engagemang har dessutom en direkt koppling till resultatet. Därför är det viktigt för dig som chef att förstå hur din medarbetare ser på ledarskapet i företaget.

Frågor om närmaste chef:

Vilken feedback har du till mig som din närmaste chef?
Känner du dig delaktig i beslut som rör ditt jobb och arbetsgruppen?

Frågor om företagsledning:

Tycker du att mål och strategier kommuniceras tydligt av företagsledningen?
Litar du på att företagsledningen gör vad som är bäst för företaget?

Det är inte ovanligt att medarbetarna och högsta ledningen har olika syn på ledningens sätt att driva företaget. Genom en förståelse för hur medarbetarna uppfattar ledarskapet får man en möjlighet att förbättra både kommunikation och ledarskap i organisationen.

Samarbete

Bra samarbete är en nyckel till nya idéer, framgångsrika projekt och att nå högt uppsatta mål. Effektiva team åstadkommer mer än vad teammedlemmarna skulle göra individuellt. Därför är det viktigt för dig som chef att säkerställa att samarbetet fungerar i arbetsgruppen och att dina medarbetare har en fungerande relation till varandra.

Exempel på frågor till medarbetarsamtal om samarbete:

Hur tycker du att samarbetet med dina kollegor fungerar?
Tar alla ansvar för sin del av arbetet i gruppen?
Upplever du att det finns tillit i gruppen?

Om du som chef får information om att samarbetet inte fungerar fullt ut är det viktigt att förstå orsaken till detta och ta tag i det direkt. Samarbetsproblem kan snabbt eskalera och skapa konflikter som i längden kan leda till psykisk ohälsa och försämrat resultat.

Målsättning

Att tillsammans skapa och definiera mål är en central del av medarbetarsamtalet. Att diskutera målsättning och måluppfyllelse syftar till att säkerställa att både medarbetaren och ledaren har en gemensam förståelse för vilka arbetsuppgifter som är prioriterade och som leder företaget mot framgång.

Du som ledare bör involvera dina medarbetare i att sätta sina egna mål. När medarbetarna känner sig delaktiga i företagets mål och känner att de kan påverka sin situation skapas bättre förutsättningar för en hög prestation. Sätt gärna mål som är förankrade i företagets gemensamma mål och vision så blir det tydligare för medarbetaren hur hens prestation påverkar företagets resultat.

Genom att gå igenom måluppfyllnaden kontinuerligt över året skapas en förankring i målen och ger både medarbetare och ledare en möjlighet att identifiera framgångar samt eventuella hinder.

Prestation och utvärdering

Prestationen är själva kärnan i medarbetarsamtalet – helt enkelt hur medarbetaren har presterat under utvärderingsperioden. Prestationssamtal ger utrymme för en öppen och ärlig dialog om medarbetarens prestation och arbetsinsats, vilket i sin tur gör det möjligt att identifiera förbättringsområden.

Genom att ge dina medarbetare feedback på deras prestation hjälper du dem att förstå hur deras insatser och beteenden uppfattas av andra i relation till deras egen uppfattning. Det ger dem självinsikt och rätt förutsättningar för att bli framgångsrika i sina roller.

I samtalet bör du ge en sammanfattande bild av medarbetarens prestation. Försök att vara så konkret som möjligt och ge förklarande exempel.

Kompetensutveckling

Sist men inte minst är det vanligt att diskutera kompetensutveckling. När du och din medarbetare gått igenom förutsättningar, måluppfyllelse, nya mål och medarbetarens prestation är det bra att avsluta med att diskutera kompetensutveckling.

Kompetensutveckling innefattar både individuella och organisatoriska behov. Genom att identifiera vilka färdigheter som behöver förstärkas och vilka utvecklingsmöjligheter som finns, kan medarbetare och ledare arbeta tillsammans för att skapa en plan för framtida kompetensutveckling.

70-20-10 modellen för lärande

Utveckling behöver inte betyda dyra kurser som bekostas av företaget. Forskning visar att människan lär sig bäst av att göra än att höra. En vanlig modell för lärande är 70-20-10 modellen där kompetensutveckling delas in i tre delar:

70% av all utveckling sker i det dagliga arbetet
20% genom nätverk, utbyte och samverkan
10% genom formell utbildning

Enligt denna modell består endast 10% av lärandet av externa kurser och utbildningar. Utifrån denna modell kan man tillsammans med sin medarbetare effektivt sätta upp en plan för utveckling.

Hur håller man ett medarbetarsamtal? – Sju tips

Hur håller man ett medarbetarsamtal som verkligen gör skillnad? Här är sju beprövade tips för framgångsrika utvecklingssamtal.

1. Flera gånger per år

Att hålla ett ordentligt årligt medarbetarsamtal är bra, men det behövs också en löpande dialog med återkommande möten där både medarbetare och ledare får feedback. Om något inte fungerar ska det inte komma som en överraskning för vare sig ledare eller medarbetare. Löpande samtal gör att man tidigt kan plocka upp potentiella problem och göra något åt dem.

2. Skapa tillit

Tillit är något av det viktigaste för att skapa engagemang i en organisation. Tillit skapas inte bara i medarbetarsamtalet – det är något som byggs upp över tid – men om ni har tillit till varandra så blir samtalet så mycket bättre. Att aktivt lyssna på din medarbetare och att följa upp på samtalen är ett bra sätt att skapa förtroende och få dina medarbetare att känna sig sedda.

3. Fokus på positiv feedback

Forskningsstudier visar hur positiv feedback genererar mycket bättre resultat än konstruktiv feedback. Det innebär inte att du inte ska ta upp det som kan uppfattas som tufft för en medarbetare att höra, men låt merparten av din feedback vara positiv i dina feedback-samtal.

4. Involvera medarbetaren i att sätta sina mål

Låt medarbetarna vara involverade i att sätta sina egna, individuella mål. Hjälp medarbetaren att knyta sina individuella mål till företagets mål – det skapar nämligen en känsla av tillhörighet och att medarbetaren känner sig delaktig i företagets framgång.

Det kanske viktigaste av allt – glöm inte att utvärdera målen kontinuerligt. I en snabbrörlig miljö kanske målen behöver justeras flera gånger under året då förutsättningarna förändras.

5. Tydlighet

Var tydlig med vad som gäller, så att det inte uppstår missförstånd. Medarbetaren ska förstå hur den blir utvärderad och vilka målen är, annars kan inte utveckling och förbättring ske. Se till att ni båda har samma bild av vilka förväntningarna är.

6. Förbered och involvera medarbetare

För att göra medarbetarsamtalen meningsfulla och produktiva är det viktigt att se till att både du och dina medarbetare är väl förberedda. Att använda en mall för medarbetarsamtal eller digitala verktyg för medarbetarsamtal kan vara till stor fördel för att säkerställa en mer jämlik och effektiv process.

Dessa samtalsmallar och verktyg kan inte bara hjälpa till att tydliggöra förväntningarna för både chef och medarbetare under samtalet, utan också erbjuda vägledning genom att inkludera relevanta frågor och ämnen att diskutera. Genom att ge din medarbetare förutsättningar att förbereda sig noggrant inför samtalet signalerar du som ledare öppenhet och lyhördhet, vilket kan underlätta för en meningsfull dialog och hjälpa din medarbetaren att utvecklas.

7. Utveckla ditt ledarskap

Medarbetarsamtal är inte bara till för att utvärdera medarbetare, utan också för din egen utveckling som ledare. I samtalen med din medarbetare får du som ledare utrymme att reflektera över både framgångar och förbättringsområden inom ditt ledarskap.

Genom att vara öppen för feedback kan du skapa en miljö där lärande och utveckling främjas. Dessa samtal är avgörande för att förbättra ditt ledarskap och skapa en positiv företagskultur. För ytterligare utveckling kan coaching vara ett värdefullt komplement.

Digitalt verktyg för medarbetarsamtal

Vi erbjuder ett digitalt verktyg för medarbetarsamtal som hjälper dig att strukturera upp och arkivera dina medarbetarsamtal. Detta HR-verktyg är enkelt att använda och guidar dig som ledare genom hela samtalsprocessen.

Det digitala medarbetarsamtalet kan anpassas till varje verksamhets unika målsättningar och behov. Vårt chefsstöd för medarbetarsamtal kretsar kring följande områden:

Avstämning av nuläge
Måluppfyllelse
Medarbetarens prestationer och utvecklingsområden
Behovet av framtida kompetensutveckling

Verktyget fungerar som en omfattande mall för medarbetarsamtal som säkerställer att alla viktiga områden täcks in systematiskt. För organisationer som arbetar strategiskt med personalutveckling kan detta kompletteras med HR-revision och personalhandbok för en helhetslösning.

Vanliga frågor om medarbetarsamtal

Hur ofta ska man ha medarbetarsamtal?

Ett formellt årligt medarbetarsamtal bör kompletteras med kontinuerliga avstämningar under året. Många organisationer håller kortare utvecklingssamtal kvartals- eller månadsvis för att säkerställa löpande dialog och feedback.

Vad är skillnaden mellan medarbetarsamtal och utvecklingssamtal?

Medarbetarsamtal och utvecklingssamtal används ofta synonymt, men utvecklingssamtal fokuserar mer specifikt på medarbetarens kompetensutveckling och karriärväg, medan medarbetarsamtal har ett bredare fokus som inkluderar prestation, mål och arbetsmiljö.

Hur lång tid ska ett medarbetarsamtal vara?

Ett strukturerat medarbetarsamtal bör vara mellan 60-90 minuter för att ge tillräckligt utrymme för alla viktiga områden. Kortare feedback-samtal under året kan vara 15-30 minuter.

Vem ska dokumentera medarbetarsamtalet?

Både chef och medarbetare bör ha tillgång till dokumentationen från medarbetarsamtalet. Användning av en mall för medarbetarsamtal eller digitalt verktyg säkerställer att dokumentationen blir strukturerad och tillgänglig för båda parter.

Ska medarbetaren förbereda sig inför samtalet?

Ja, genom att göra en så kallad självskattning i samtalsmallen kan medarbetaren förbereda sig genom att reflektera över sina prestationer, mål och utvecklingsbehov. Detta gör samtalet mer produktivt och engagerande för båda parter.

Hur hanterar man svåra samtal?

Prestationssamtal som berör utmaningar kräver extra förberedelse. Fokusera på konkreta exempel, var konstruktiv och erbjud stöd och utvecklingsmöjligheter. En extern HR-chef kan ge värdefull support i komplexa situationer.

Vad händer efter medarbetarsamtalet?

Efter medarbetarsamtalet ska en tydlig handlingsplan följas upp regelbundet. Både individuella utvecklingsmål och organisatoriska förändringar bör följas upp i nästa samtal.

Sammanfattning

Medarbetarsamtal är en kraftfull metod för att skapa engagerade och högpresterande medarbetare. Genom att följa ett strukturerat tillvägagångssätt med rätt mall för medarbetarsamtal, fokusera på positiv feedback och skapa målstyrda samtal kan du som ledare både utveckla dina medarbetare och förbättra ditt eget ledarskap.

Att investera i digitala verktyg för medarbetarsamtal och chefsstöd gör processen mer effektiv och säkerställer att viktig information dokumenteras på ett strukturerat sätt. Kom ihåg att medarbetarsamtal handlar om dialog, utveckling och att skapa förutsättningar för framgång – både för individen och organisationen som helhet.