Arbetsanpassning

Vad innebär arbetsanpassning?

Arbetsanpassning innebär att arbetsgivaren gör en individuell anpassning av den fysiska, organisatoriska eller sociala arbetsmiljön för en medarbetare på grund av att medarbetaren har en nedsatt förmåga att utföra sitt arbete eller återgå i arbete. Arbetsanpassning kan både användas som ett verktyg för att återgå till arbete efter sjukfrånvaro, samt som en förebyggande åtgärd för att undvika att en medarbetare drabbas av ohälsa eller sjukdom.

Arbetsanpassning kan vara relevant i flera situationer, till exempel när en person som varit sjukskriven på grund av utmattning ska återgå i arbete, eller för någon med en neuropsykiatrisk funktionsnedsättning som ADHD. Arbetsanpassningar genomförs när den allmänna arbetsmiljön inte är tillräcklig för att möta den enskilda individens behov.

Vilka lagar gäller?

Flera lagar och föreskrifter reglerar arbetsgivarens ansvar för arbetsanpassning. Nedan listar vi de relevanta lagarna och föreskrifterna samt vad de säger om arbetsgivarens skyldigheter.

Socialförsäkringsbalken

Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar regleras i 30 kap. socialförsäkringsbalken. Där framgår bland annat att arbetsgivaren är skyldig att upprätta en plan för återgång i arbete. Planen ska, så långt det är möjligt, tas fram i samråd med arbetstagaren och arbetsgivaren har även ett ansvar för att regelbundet följa upp och säkerställa att planen efterlevs.

Arbetsmiljölagen

Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren ansvarig för att förebygga olyckor och ohälsa i arbetet. Arbetsmiljölagen är en så kallad ramlag och kompletteras av Arbetsmiljöverket föreskrifter som innehåller mer detaljerade krav och skyldigheter gällande arbetsmiljön.

De viktigaste föreskrifterna att ha koll på är:

• Systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1
• Organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4
• Arbetsanpassning, AFS 2020:5

Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1)

Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att arbetsgivaren aktivt ska undersöka, åtgärda och följa upp arbetsmiljön för att förebygga olyckor och ohälsa. Detta arbete bör vara en integrerad del av den dagliga verksamheten och omfatta fysiska, organisatoriska och sociala aspekter av arbetsmiljön.

Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4)

Föreskriften syftar till att förebygga olyckor och ohälsa som grundar sig i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, till exempel dåliga arbetsförhållanden, stress, trakasserier eller bristande stöd från kollegor och chefer.

Arbetsanpassning (AFS 2020:5)

Föreskriften klargör arbetsgivarens ansvar för arbetsanpassning. Vid behov ska arbetsgivaren anpassa arbetsuppgifterna efter medarbetarens individuella behov, utöver de åtgärder som redan har genomförts inom det generella arbetsmiljöarbetet.

• Vid behov av arbetsanpassning behöver arbetsgivaren:
• Utreda och ta ställning till hur arbetsanpassningen ska utformas
• Så snart som möjligt genomföra arbetsanpassningar
• Följa upp och kontrollera om arbetsanpassningen fungerar
• Justera arbetsanpassningen vid behov

Diskrimineringslagen

Diskrimineringslagen är relevant i nästan alla arbetsrelaterade situationer. När det gäller arbetsanpassning är det avgörande att alla medarbetare har samma möjligheter och rättigheter. Lagen klargör att diskriminering på grund av funktionsnedsättning, såsom ADHD eller autism, inte är acceptabel. En person med funktionsnedsättning har rätt att få anpassningar som gör att de kan placeras i en jämförbar situation med sina kollegor.

Arbetsgivarens ansvar

Arbetsgivaren är skyldig att anpassa arbetet utifrån medarbetarens förutsättningar. Lagen ger däremot inga tydliga riktlinjer kring hur långt skyldigheten sträcker sig men arbetsanpassningen ska vara rimlig utifrån arbetsgivarens resurser och verksamhetens krav. Arbetsanpassningen får heller inte påverka andra medarbetares arbetsmiljö negativt.

6 tips vid arbetsanpassning

För att både förebygga behovet av arbetsanpassning och säkerställa att en sådan process blir framgångsrik när det behövs, finns det några viktiga steg som arbetsgivare kan ta:

1. Ha en tydlig arbetsanpassningspolicy

En tydlig policy är grundläggande för en effektiv arbetsanpassning. Den ska ge chefer de verktyg de behöver för att agera proaktivt och följa riktlinjerna, samtidigt som den informerar medarbetarna om deras rättigheter och skyldigheter i samband med arbetsanpassning. Det är avgörande att policyn är väl förankrad i hela organisationen, så att alla förstår vad arbetsanpassning innebär och hur de kan bidra till en inkluderande och stödjande arbetsmiljö.

2. Regelbundna check-ins

Boka in regelbundna möten med dina medarbetare, även om allt verkar fungera som det ska. Under en arbetsanpassning sker ofta strukturerad kommunikation mellan chef och medarbetare, men det är lika viktigt att ha dialog redan innan eventuella problem uppstår för att fånga upp tidiga signaler. Regelbundna avstämningar visar att du som chef är engagerad i dina medarbetares välbefinnande.

3. Utbilda chefer

Som arbetsgivare har man ett viktigt ansvar att förebygga att medarbetare drabbas av sjukdom eller ohälsa. Ofta är det chefer eller kollegor som först märker varningssignaler, som ökad frånvaro, förändrat beteende eller att någon drar sig undan socialt. Därför är det avgörande att utbilda chefer i att känna igen dessa tidiga tecken och kunna agera snabbt. Genom att fånga upp signalerna i tid och göra nödvändiga arbetsanpassningar kan man motverka långtidssjukskrivningar och främja en hälsosam arbetsmiljö

4. Uppstart av arbetsanpassning

Vid arbetsanpassning är det viktigt att först identifiera vilka åtgärder som behövs och därefter, i samråd med medarbetaren, upprätta en anpassningsplan. Detta görs ofta genom ett flerpartsmöte där arbetsgivaren, medarbetaren och andra relevanta parter, som företagshälsovård, Försäkringskassan eller en rehabkoordinator, deltar för att skapa en gemensam förståelse av nuläget och rehabiliteringsprocessen. Det är också viktigt att säkerställa att det finns en medicinsk diagnos eller ett utlåtande, exempelvis genom ett intyg.

När planen är på plats, är det avgörande att anpassningarna inte bara är genomförbara, utan också att de fungerar i linje med verksamheten och inte påverkar andra medarbetares arbetsmiljö negativt.

5. Handledning under arbetsanpassning

En arbetsanpassning innebär ofta att medarbetaren måste förändra gamla arbetsvanor. Här har chefen en viktig roll som handledare för att hjälpa medarbetaren att hålla sig till nya rutiner och undvika överarbete, såsom att jobba utöver bestämda tider eller kolla jobbmejl hemma.

6. Justera planen, om det behövs

Var inte rädd för att anpassa planen om det behövs. Uppmuntra medarbetaren att göra mer av det som går lättare och ändra det som inte fungerar. Kom ihåg att boka in regelbundna möten, det är viktigt att medarbetaren är involverad i sin egen arbetsanpassning i största möjliga mån.

Exempel på arbetsanpassningar

Organisatoriska anpassningar

• Tydlig arbetsbeskrivning och mål
• Tydliga arbetstider eller flexibel tid
• Upprätta fasta tider och rutiner
• Återkommande handledning eller kommunikation mellan chef och medarbetaren
• Möjlighet till återhämtning, till exempel korta pauser och längre raster
• Möjlighet att arbeta med en uppgift i taget

Sociala anpassningar

• Tydlighet kring arbetsuppgifter och vem som ansvar för vad
• Se över och begränsa kontakt med andra, framförallt externa kontakter
• Skapa rutiner för digital kommunikation, hur och vart man kommunicerar, vilka kanaler som används och vad som förväntas
• Socialt stöd
• Fysiska anpassningar
• Anpassning av medarbetarens arbetsplats/skrivbord samt den omkringliggande miljön
• Möjlighet att jobba avskilt eller ostört
• Vilorum som medarbetaren kan använda för pauser
• Hjälpmedel för att avskärma ljud, till exempel ljudreducerande hörlurar
• Hjälpmedel för att planera och hålla tider och deadlines, till exempel, digitala verktyg, klockor, påminnelser med mera

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om Arbetsanpassning (AFS 2020:5)
Arbetsmiljölagen

Mallar att ladda ner i databasen:

• Arbetsanpassning
• Arbetsanpassning- och rehabiliteringspolicy