Arbetsanpassning: Guide till lagkrav och praktiska åtgärder

Innehållsförteckning

• Vad innebär arbetsanpassning?
• Lagar och föreskrifter som reglerar arbetsanpassning
• Arbetsgivarens ansvar
• Praktiska tips för lyckad arbetsanpassning
• Exempel på olika former av arbetsanpassningar
• Vanliga frågor om arbetsanpassning

Vad innebär arbetsanpassning?

Arbetsanpassning innebär att arbetsgivaren gör en individuell anpassning av arbetsmiljön för en medarbetare som har nedsatt förmåga att utföra sitt arbete eller behöver stöd för att återgå i arbete. En väl genomförd arbetsanpassning är ett kraftfullt verktyg för att:

• Underlätta återgång till arbete efter sjukfrånvaro
• Fungera som förebyggande åtgärd för att undvika att medarbetaren drabbas av ohälsa
• Säkerställa att personer med funktionsnedsättningar får likvärdiga arbetsförhållanden

Arbetsanpassning blir aktuellt i situationer där den allmänna arbetsmiljön inte är tillräcklig för att möta den enskilda individens behov. Vanliga exempel är när:

• En person varit sjukskriven för utmattningssyndrom och ska återgå i arbete
• En medarbetare har en neuropsykiatrisk funktionsnedsättning som ADHD
• En anställd har fysiska begränsningar som kräver ergonomiska anpassningar

En strukturerad arbetsmiljöpolicy som inkluderar rutiner för arbetsanpassning är grundläggande för ett framgångsrikt arbete med dessa frågor.

Lagar och föreskrifter som reglerar arbetsanpassning

Flera lagar och föreskrifter reglerar arbetsgivarens ansvar för arbetsanpassning. Det är viktigt att ha kännedom om regelverket för att kunna tillämpa det korrekt.

Socialförsäkringsbalken

Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar regleras i 30 kap. socialförsäkringsbalken. Där framgår bland annat att:

• Arbetsgivaren är skyldig att upprätta en plan för återgång i arbete
• Planen ska, så långt det är möjligt, tas fram i samråd med arbetstagaren
• Arbetsgivaren har ansvar att regelbundet följa upp och säkerställa att planen efterlevs

Arbetsmiljölagen

Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren ansvarig för att förebygga olyckor och ohälsa i arbetet. Arbetsmiljölagen är en ramlag som kompletteras av Arbetsmiljöverkets föreskrifter med mer detaljerade krav.

Viktiga föreskrifter att känna till

De viktigaste föreskrifterna att ha koll på är:

• Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1)
• Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4)
• Arbetsanpassning (AFS 2020:5)

Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1)

Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär att arbetsgivaren aktivt ska undersöka, åtgärda och följa upp arbetsmiljön för att förebygga olyckor och ohälsa. Detta arbete bör vara en integrerad del av den dagliga verksamheten och omfatta fysiska, organisatoriska och sociala aspekter.

Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4)

Föreskriften syftar till att förebygga ohälsa som grundar sig i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, till exempel:

• Dåliga arbetsförhållanden
• Stress
• Trakasserier
• Bristande stöd från kollegor och chefer

Arbetsanpassning (AFS 2020:5)

Föreskriften klargör arbetsgivarens ansvar för arbetsanpassning. Vid behov ska arbetsgivaren anpassa arbetsuppgifterna efter medarbetarens individuella behov, utöver de åtgärder som redan har genomförts inom det generella arbetsmiljöarbetet.

Vid behov av arbetsanpassning behöver arbetsgivaren:

1. Utreda och ta ställning till hur arbetsanpassningen ska utformas
2. Genomföra arbetsanpassningar så snart som möjligt
3. Följa upp och kontrollera om arbetsanpassningen fungerar
4. Justera arbetsanpassningen vid behov

Regelbundna medarbetarsamtal är ett bra tillfälle att fånga upp tidiga signaler på behov av arbetsanpassning.

Diskrimineringslagen

Diskrimineringslagen är relevant i nästan alla arbetsrelaterade situationer. När det gäller arbetsanpassning är det avgörande att alla medarbetare har samma möjligheter och rättigheter.

Lagen klargör att:

• Diskriminering på grund av funktionsnedsättning, såsom ADHD eller autism, inte är acceptabel
• En person med funktionsnedsättning har rätt att få anpassningar som gör att de kan placeras i en jämförbar situation med sina kollegor

Arbetsgivarens ansvar

Arbetsgivaren är skyldig att anpassa arbetet utifrån medarbetarens förutsättningar. Det finns dock vissa begränsningar:

• Lagen ger inga tydliga riktlinjer kring hur långt skyldigheten sträcker sig
• Arbetsanpassningen ska vara rimlig utifrån arbetsgivarens resurser och verksamhetens krav
• Anpassningen får inte påverka andra medarbetares arbetsmiljö negativt

En väl utformad personalhandbok bör innehålla tydliga riktlinjer kring hur organisationen hanterar arbetsanpassningar.

Praktiska tips för lyckad arbetsanpassning

För att både förebygga behovet av arbetsanpassning och säkerställa att processen blir framgångsrik när den behövs, finns det några viktiga steg som arbetsgivare kan ta:

1. Ha en tydlig arbetsanpassningspolicy

En tydlig policy är grundläggande för en effektiv arbetsanpassning. Den ska:

• Ge chefer de verktyg de behöver för att agera proaktivt
• Informera medarbetarna om deras rättigheter och skyldigheter
• Vara väl förankrad i hela organisationen

Det är avgörande att alla förstår vad arbetsanpassning innebär och hur de kan bidra till en inkluderande och stödjande arbetsmiljö.

2. Regelbundna check-ins

Boka in regelbundna möten med dina medarbetare, även när allt verkar fungera bra. Detta är viktigt för att:

• Fånga upp tidiga signaler på eventuella problem
• Visa att du som chef är engagerad i dina medarbetares välbefinnande
• Skapa förtroende som underlättar kommunikation om känsliga frågor

Under en pågående arbetsanpassning sker ofta strukturerad kommunikation, men dialog behövs redan innan problem uppstår.

3. Utbilda chefer

Som arbetsgivare har man ett viktigt ansvar att förebygga att medarbetare drabbas av ohälsa. Chefer behöver utbildas för att:

• Känna igen tidiga varningssignaler som ökad frånvaro, förändrat beteende eller social tillbakadragenhet
• Kunna agera snabbt när de upptäcker tecken på ohälsa
• Veta hur man initierar en arbetsanpassningsprocess

Genom att fånga upp signaler i tid och göra nödvändiga arbetsanpassningar kan långtidssjukskrivningar motverkas och en hälsosam arbetsmiljö främjas.

4. Uppstart av arbetsanpassning

Vid arbetsanpassning är det viktigt att följa en strukturerad process:

1. Identifiera vilka åtgärder som behövs
2. Upprätta en anpassningsplan i samråd med medarbetaren
3. Genomföra ett flerpartsmöte med relevanta parter som företagshälsovård, Försäkringskassan eller rehabkoordinator
4. Säkerställa att det finns medicinsk dokumentation som stöd, exempelvis ett läkarintyg

När planen är på plats, är det avgörande att anpassningarna är genomförbara och fungerar i linje med verksamheten utan att påverka andra medarbetares arbetsmiljö negativt.

5. Handledning under arbetsanpassning

En arbetsanpassning innebär ofta att medarbetaren måste förändra gamla arbetsvanor. Chefen har en viktig roll som handledare för att:

• Hjälpa medarbetaren att hålla sig till nya rutiner
• Undvika överarbete, såsom att jobba utöver bestämda tider
• Följa upp att anpassningarna fungerar som tänkt

6. Justera planen vid behov

Var flexibel och beredd att anpassa planen om den inte fungerar som tänkt:

• Uppmuntra medarbetaren att göra mer av det som fungerar bra
• Ändra det som inte fungerar
• Boka in regelbundna uppföljningsmöten
• Involvera medarbetaren i sin egen arbetsanpassning i största möjliga mån

Ett väl utformat årshjul för HR-arbetet kan hjälpa er att strukturera uppföljningarna av arbetsanpassningar.

Exempel på olika former av arbetsanpassningar

Arbetsanpassningar kan vara av olika karaktär beroende på medarbetarens behov. Här följer några exempel på vanliga anpassningsåtgärder:

Organisatoriska anpassningar

• Tydlig arbetsbeskrivning och mål
• Tydliga arbetstider eller flexibel tid
• Upprätta fasta tider och rutiner
• Återkommande handledning eller kommunikation mellan chef och medarbetare
• Möjlighet till återhämtning, till exempel korta pauser och längre raster
• Möjlighet att arbeta med en uppgift i taget

Sociala anpassningar

• Tydlighet kring arbetsuppgifter och ansvarsfördelning
• Se över och begränsa kontakt med andra, framförallt externa kontakter
• Skapa rutiner för digital kommunikation (hur, var, vilka kanaler)
• Erbjuda socialt stöd från kollegor eller chef

Fysiska anpassningar

• Anpassning av arbetsplatsen/skrivbordet och den omkringliggande miljön
• Möjlighet att jobba avskilt eller ostört
• Vilorum som medarbetaren kan använda för pauser
• Hjälpmedel för att avskärma ljud, till exempel ljudreducerande hörlurar
• Hjälpmedel för att planera och hålla tider och deadlines (digitala verktyg, klockor, påminnelser)

En stark företagskultur som främjar inkludering och öppenhet kring olika behov kan underlätta arbetet med arbetsanpassningar.

Vanliga frågor om arbetsanpassning

Hur långt sträcker sig arbetsgivarens skyldigheter vid arbetsanpassning?

Arbetsgivarens skyldighet att genomföra arbetsanpassningar är omfattande men inte obegränsad. Enligt praxis från Arbetsdomstolen ska hänsyn tas till arbetsgivarens storlek, ekonomiska resurser och verksamhetens art. Anpassningar som skulle medföra orimliga kostnader eller allvarliga störningar i verksamheten kan anses gå utöver vad som är skäligt att kräva. Varje fall måste bedömas individuellt, men det är alltid arbetsgivaren som har bevisbördan för att visa att en anpassning skulle vara oskälig.

Måste arbetsanpassning alltid vara permanent?

Nej, arbetsanpassningar kan vara både tillfälliga och permanenta beroende på den anställdes behov. Vid exempelvis återgång efter långtidssjukskrivning kan anpassningar gradvis minskas när medarbetaren återhämtar sig. Det är viktigt att ha tydliga överenskommelser om hur länge en anpassning ska gälla och när den ska utvärderas. Temporära anpassningar bör dokumenteras med start- och slutdatum samt kriterier för eventuell förlängning.

Vem initierar en arbetsanpassning?

En arbetsanpassningsprocess kan initieras av flera olika parter:

• Medarbetaren själv kan be om anpassningar
• Arbetsgivaren kan ta initiativ baserat på observationer
• Företagshälsovården kan rekommendera anpassningar
• Försäkringskassan kan påtala behov av arbetsanpassning i samband med rehabilitering

Oavsett vem som initierar processen är det arbetsgivarens ansvar att utreda och genomföra lämpliga anpassningar enligt lagstiftningen.

Hur hanteras sekretess kring medicinska uppgifter?

Medicinska uppgifter och diagnoser omfattas av stark sekretess och integritetsskydd. Vid arbetsanpassning bör fokus ligga på funktionsnedsättningen och dess konsekvenser för arbetsförmågan, inte på den medicinska diagnosen. Medarbetaren avgör själv vilken medicinsk information som delas med arbetsgivaren. Om en behandlande läkare ska kommunicera med arbetsgivaren krävs patientens samtycke. Dokumentation kring arbetsanpassning bör förvaras säkert och endast vara tillgänglig för behöriga personer.

Vad händer om en arbetsanpassning inte fungerar?

Om en arbetsanpassning inte ger önskat resultat bör arbetsgivaren:

1. Utvärdera varför anpassningen inte fungerar
2. Diskutera alternativa lösningar med medarbetaren
3. Konsultera experter som företagshälsovården vid behov
4. Dokumentera försöken och utfallen

I särskilt svåra fall, där alla rimliga anpassningar har prövats utan framgång, kan arbetsgivaren behöva överväga omplacering eller, som en sista utväg, uppsägning av personliga skäl. Detta kräver dock att arbetsgivaren kan visa att alla rimliga anpassningsmöjligheter verkligen har uttömts.

Hur påverkas arbetsanpassning av distansarbete?

Distansarbete skapar både möjligheter och utmaningar för arbetsanpassning:

• Det kan fungera som en anpassningsåtgärd i sig för personer med exempelvis koncentrationssvårigheter
• Arbetsgivaren har fortsatt ansvar för arbetsmiljön även vid hemarbete
• Digital tillgänglighet blir särskilt viktig (anpassade digitala verktyg)
• Risken för isolering måste hanteras genom regelbundna uppföljningar

Distansarbete kräver tydligare rutiner för kommunikation och uppföljning av arbetsanpassningen för att säkerställa att den fungerar som avsett.

Hur dokumenterar man arbetsanpassningar korrekt?

En korrekt dokumentation av arbetsanpassningar bör innehålla:

• Beskrivning av funktionsnedsättningen (inte nödvändigtvis diagnosen)
• De anpassningsåtgärder som överenskommits
• Tidsplan för genomförande och uppföljning
• Ansvariga personer för olika moment
• Överenskomna rutiner för utvärdering och justering

All dokumentation ska ske med respekt för medarbetarens integritet och i enlighet med GDPR och annan relevant lagstiftning om personuppgiftshantering.

Hur koordinerar man insatser från olika aktörer vid arbetsanpassning?

Vid arbetsanpassning kan flera olika aktörer vara involverade – arbetsgivare, medarbetare, företagshälsovård, Försäkringskassan och eventuellt facklig representant. För att säkerställa en effektiv process är det viktigt att:

• Utse en tydlig samordningsansvarig
• Hålla regelbundna avstämningsmöten med alla berörda parter
• Skapa en gemensam handlingsplan med tydlig ansvarsfördelning
• Säkerställa att alla parter har samma information och förståelse för processen

En HR-revision kan hjälpa er att utvärdera om era processer för arbetsanpassning fungerar effektivt och enligt gällande lagstiftning.